Alles wat je nodig hebt binnen handbereik!
De boekingspagina is waar je alle informatie en acties voor een specifieke boeking vindt. Je kunt de boeking met slechts enkele klikken updaten, inchecken en afrekenen .
In dit artikel bespreken we alle informatie en acties op deze pagina.
Je kunt een boekingspagina openen vanaf veel pagina's binnen Noovy, zoals in de kamer kalender (dubbelklik op de betreffende boeking) en via de boekingslijst (klik eenmaal op het vierkante icoontje met een pijltje achter het boekingsnummer, zie afbeelding hieronder)
Je kunt ook de boekings pop-up gebruiken. Dit is de beknopte versie van de boekingspagina, wanneer je in de boekingslijst op het oog icoontje klikt, of wanneer je in de kamer kalender een keer op de boeking klikt.
- Boeking Header Informatie
Bovenaan de boekingspagina vind je in één oogopslag de belangrijkste boekingsgegevens.
- Boekingsnummer: Dit is het unieke boekingsnummer van Noovy en helpt je snel specifieke boekingen te vinden en te zoeken.
- Tags: Tags worden gebruikt om collega's te laten weten wanneer een boeking specifieke vereisten of overwegingen heeft die aandacht behoeven.
- Aanmaakdatum en -tijd: Bekijk wanneer de boeking is aangemaakt in Noovy.
- Taken Knop: Krijg toegang tot en beheer taken die aan deze boeking zijn gekoppeld, zodat er tijdige follow-ups en persoonlijke service verleend kunnen worden.
- Meer: Onder ‘Meer’ zijn er extra opties.
- Bestand toevoegen: in deze sectie heb je de mogelijkheid om bestanden te vinden of te uploaden die relevant zijn voor de boeking.
- E-mail verzenden: gebruik en bewerk sjablonen om e-mails naar de gasten te sturen.
- Geschiedenis bekijken: bekijk de geschiedenis logboeken om eventuele updates van de boeking bij te houden.
- Geschiedenis v2.0: verbeterde versie van de geschiedenis.
- Bewerk tags: werk de huidige tags bij of verwijder ze.
- Boeking kopiëren: om de bestaande boekingsgegevens te kopiëren en hiermee een nieuwe boeking te maken.
- Registratieformulier: om het registratieformulier te wijzigen en/of af te drukken, en tevens toegang tot de online incheckservice.
- Overschakelen naar vorige weergave: deze optie is tijdelijk toegankelijk om gebruikers te helpen zich aan te passen aan de nieuwste versie van de boekingspagina.
- Kanaal- en referentie-informatie
In dit gedeelte krijgt u inzicht in de herkomst van de boeking.
- Kanaal: Identificeer waar de boeking vandaan komt, zoals Expedia, Booking.com of uw directe boekingsengine. Wanneer de boeking handmatig is aangemaakt, zal het profiel en de naam van de gebruiker worden weergegeven.
- Referentie: Dit is de unieke ID die aan de boeking is toegewezen door het betreffende kanaal.
- Boeker Details
Bekijk en beheer eenvoudig informatie over de persoon die heeft geboekt.
- Boeker: De naam van de persoon die heeft geboekt, met een optie om deze indien nodig te bewerken.
- Status: Geeft aan of de boeking is bevestigd, in behandeling is of is geannuleerd.
- Kamertoewijzing en details
In dit gedeelte vind je een uitgebreid overzicht van de toegewezen kamer- en de gasteninformatie.
- a) Kamernummer: Bekijk het toegewezen kamernummer
- b) Kamernummer (reservering met meerdere kamers) of Kamer toevoegen: Bij een reservering met meerdere kamers zie je de kamernummers (of andere metaobjecten zoals kamer ‘namen’) naast elkaar. Wanneer er een + teken staat kan je hierop klikken en kun je een kamer toevoegen aan de reservering.
- Kamertype: Bekijk het toegewezen kamertype (bijv. ‘Tweepersoonskamer’).
- Gast Namen: Bekijk de namen van alle gasten die aan de boeking zijn gekoppeld.
- Staat: De huidige status van de boeking, zoals ‘Ingecheckt’, ‘Aangekomen’ of ‘No Show’.
- Maaltijden: Bekijk, indien van toepassing, de inbegrepen maaltijden (bijv. BB - Bed & Breakfast).
- Nachten: Bekijk hoeveel nachten er zijn geboekt.
- Aankomst: Bekijk de aankomstdatum, met de mogelijkheid om deze indien nodig te wijzigen.
- Vertrek: Bekijk de vertrekdatum, met de mogelijkheid om deze indien nodig te wijzigen.
- Kamer wijzigen: Verplaats de gast eenvoudig naar een andere kamer.
- Toewijzing Veranderen: Wijs gasten opnieuw toe aan (beschikbare) alternatieve kamers binnen de boeking.
- Meer: Hier hebt u de opties om details diepgaander te wijzigen
Check-In/Check-Out-knoppen: Voer snel check-in- en check-out procedures uit. Deze knoppen zijn zichtbaar op de aankomstdatum en vertrekdatum van de reservering.
- Administratieve gedeelte (Financiële afhandeling)
Beheer alle financiële aspecten van de boeking op een plek..
- Balans: Bekijk het openstaande saldo op de boeking.
- Type: Diverse type documenten zoals Proforma - Factuur - Credit - Betaling - Betaling in het rood (terug- of uitbetaling)
- Tot: De naam van de betaler. Dit kan de boeker, de gast, een bedrijf of een OTA/Travel agent zijn.
- Bedrag: Het bedrag dat van toepassing is op het betreffende document.
- Balans: De balans dat van toepassing is op het document, dus het saldo.
- Extra’s toevoegen: Voeg extra kosten toe aan de reservering, handmatig of via geïntegreerde betaling gateways. De Extra’s zijn door de hotelier in de ‘Producten’ aangemaakt.
- Betalen: Verwerk hier de betaling, hetzij handmatig (Contant/Bankoverschrift of Op Rekening) of via Betaling Gateway ( Credit- Debit card /Betaallink/Terminal betaling).
- Print Icoon: Print via dit icoontje het betreffende document uit
- Oog Icoon: Open het betreffende document om in te zien.
- More Action knop: De drie puntjes geven toegang tot meerdere opties ten aanzien van het betreffende document zoals o.a.het verplaatsen van een betaling naar de juiste proforma (of factuur), het wijzigen van de betaler en het toevoegen van tags.
- Zie Extra's: bekijk alle extra's die aan de boeking zijn toegevoegd en heb de mogelijkheid deze aan te passen en of te verwijderen.
- Zie Billings: Zie hier de uitgebreide versie van alle documenten, ook de geannuleerde. Zie welke gebruiker het document heeft gemaakt en geniet van meer opties zoals het aanmaken van een nieuw document, het combineren van documenten etc.
- Notities en opmerkingen
Houd belangrijke informatie en speciale verzoeken met betrekking tot de boeking bij.
- Notes: Ruimte voor interne notities zoals bepaalde gast informatie of verzoeken van de gast, instructies voor de betalingen etc. 1a) Klik hier om een notitie toe te voegen aan de reservering 1b) Klik hier om de bestaande notities te bekijken.
- Opmerkingen: Bekijk korte opmerkingen of aantekeningen die verband houden met de boeking, zoals aantekeningen over betalingsproblemen of bijzondere omstandigheden. Veelal zullen hier de opmerkingen staan die worden meegezonden vanuit de OTA. 2a) Wijzig of verwijder hier de opmerkingen of voeg toe.
- Bedrijf Toevoegen
Koppel de boeking aan een specifiek bedrijf voor gestroomlijnde bedrijfsfacturering en rapportage. Het toevoegen van meerdere bedrijven is mogelijk om zo diverse facturen te voorzien van diverse bedrijven indien van toepassing.
Door jezelf vertrouwd te maken met de vernieuwde boekingspagina van Noovy, kan je boekingen efficiënt beheren, de bedrijfsvoering optimaliseren en uitzonderlijke gastervices bieden.