Inzicht in het Billing Report: Overzicht en Navigatie
Toegang tot het Billing Report
Ga via de menubalk naar het onderdeel Reports en kies daar Billing Document. Dit rapport geeft een duidelijk financieel overzicht, met verschillende documenttypes en statussen die te maken hebben met gasttransacties.
Navigeren door de tabbladen
Bovenaan het rapport kun je wisselen tussen verschillende tabbladen, elk met een specifieke weergave op basis van de status van het document:
-
Alle Documenten – Laat alle facturatiedocumenten zien in één overzicht.
-
Proforma – Toont voorlopige facturen met aankomende of historische kosten en betalingen.
-
Factuur – Laat definitieve, gespecificeerde facturen zien, inclusief vastgelegde betalingen.
-
Credit – Geeft terugbetalingsdocumenten weer, zoals gecrediteerde proforma’s of facturen.
-
Betaling – Laat alle ontvangen of geboekte inkomsten zien. Let op: dit kan ook boekingen bevatten waarbij geen betaling is ontvangen (zoals interne posten).
-
Uitbetaling – Toont gedeeltelijke of volledige terugbetalingen die zijn verwerkt.
-
Proforma (Geannuleerd) – Laat geannuleerde proforma-documenten zien.
Hoe lees je de gegevens?
Elke rij in het rapport bevat informatie over een afzonderlijk facturatiedocument. Hieronder een uitleg van de belangrijkste kolommen:
-
Aangemaakt– De datum waarop het document is aangemaakt (dit is niet de incheckdatum of verblijfsdatum).
-
Type – Het type document (bijv. Factuur, Betaling, etc.).
-
Gemaakt door – De gebruiker of agent die het document heeft aangemaakt of de terugbetaling heeft verwerkt.
-
Aan – De gast of het account waarvoor het document is opgesteld.
-
Referentie– Toont het boekings-ID, afkomstig van een OTA of directe boeking.
-
Due Date – De vervaldatum waarop betaling verwacht wordt, afhankelijk van de instellingen van het hotel.
-
Bedrag – Het totaalbedrag van het document.
-
Balans – Het openstaande bedrag. Dit kan zowel openstaande als gesloten documenten omvatten, afhankelijk van de filterinstellingen.
-
Boekingsnummer – Het interne boekingsnummer in het systeem.
-
Status – Geeft aan of het document actief of geannuleerd is.
-
Betaalwijze – De gebruikte betaalmethode (bijv. contant, creditcard, etc.).
Filter- en zoekmogelijkheden
Om gerichter te zoeken kun je filters toepassen, zoals:
-
Gebruiker
-
Boekingnummer
-
Betaalwijze (bijv. contant, kaart, voucher)
Deze filters helpen je om financiële overzichten overzichtelijk te houden en ondersteunen bij controles of afstemmingen.