Deze snelle weergave laat in 1 oogopslag alle informatie zien voor een specifieke boeking. Je kunt de reservering met slechts één klik updaten, inchecken en de betaling afronden zonder naar de boekingspagin
Je kunt de boeking pop-up openen door vanuit de Kamer Kalender (Menu-Kamers) 1 keer op de boeking te klikken:
Of je gaat naar de boekingslijst (Menu-Boekingen) en door op het oog icoontje te klikken achter de betreffende reservering zal je de pop-up activeren:
Er verschijnt een ‘pop-up’
die er zo uit ziet :
Boeking Header Informatie
Bovenaan de boekingspagina vind je alle essentiële boekingsgegevens.
- Boekingsnummer: Dit is het unieke boekingsnummer van Noovy waarmee je snel specifieke boekingen kunt openen door erop te klikken kom je in de uitgebreide boekingspagina van de betreffende boeking.
- Kopie: Je kan de boeking hiermee kopiëren en zo snel een boeking voltooien.
- Attentie: Deze kleurt rood wanneer je erop klikt, en geeft intern aan dat er attentie is vereist voor deze boeking. Het is dan zaak om de boeking goed te bekijken en alle tags en notities te controleren.
- Standaardkleur: We gebruiken standaardkleuren voor de toewijzing in de kamer kalender (Grijs voor toekomstige reserveringen, Groen voor ingecheckte reserveringen en Oranje voor uitgecheckte reserveringen), maar je kunt de boeking personaliseren met andere kleuren. Bijvoorbeeld om aan te geven wanneer de boeking voor een VIP gast is, of wanneer het een non refundable boeking betreft, er zijn tal van redenen om boekingen een kleur te geven in de kamer kalender. Interne afspraken zijn dan van belang, zodat iedereen weet wat de betekenis is van de kleur bij bepaalde boekingen
- Company: Wanneer er een bedrijf aan de boeking is gekoppeld kan je dit zien door het cijfer dat is aangegeven. Het getal geeft aan hoeveel bedrijven aan de boeking zijn gekoppeld. Door op Company te klikken open je het 'visitekaartje' van het bedrijf en de gegevens van dit bedrijf.
- Notities: Hier kan je de notities zien die intern zijn toegevoegd. Ook hier worden de aantallen weergegeven.
- Aanmaakdatum en -tijd: Hier kan je zien op welke datum en op welk tijdstip de boeking in Noovy is aangemaakt.
- Taken Knop: Open en beheer taken die aan deze boeking zijn gekoppeld, voor tijdige opvolging en persoonlijke service.
- Tags: Tags worden gebruikt om collega's te laten weten wanneer een boeking specifieke vereisten of aandachtspunten heeft.
- Onderdeel van Groep: Wanneer dit te zien is zal de boeking onderdeel zijn van een groepsboeking. Het groepsboeking nummer wordt aangegeven en door op het
icoontje te klikken open je de groepsboeking zelf.
- Meer: Onder Meer vind je extra opties.
- Bestand toevoegen: In deze sectie kan je bestanden zoeken of uploaden die relevant zijn voor de boeking.
- E-mail verzenden: Gebruik en bewerk sjablonen om e-mails naar gasten te verzenden.
- Geschiedenis bekijken: Bekijk de geschiedenis log om eventuele wijzigingen in de boeking in te zien. Hierbij zal worden aangegeven wanneer, wat en door wie de wijzigingen zijn gemaakt.
- Bewerk Tags: Werk de huidige tags bij of verwijder ze.
- Boeking kopiëren: Kopieer de bestaande boekingsgegevens en maak een nieuwe boeking aan..
- Registratieformulier: Om het registratieformulier te wijzigen of af te drukken, hebt u ook toegang tot de online incheckservice.
In dit gedeelte krijg je inzicht in de herkomst van de boeking. Je kan hier eenvoudig informatie bekijken en beheren over de persoon die de boeking heeft gemaakt.
- Kanaal: Identificeer waar de boeking vandaan komt, zoals Expedia, Booking.com, uw directe boekingssite of wanneer het handmatig is aangemaakt en door welke gebruiker.
- Referentienummer: Dit is de unieke ID die door het betreffende kanaal aan de boeking is toegewezen. Wanneer de boeking handmatig is aangemaakt is dit veld per definitie leeg.
- Naam van de boeker: De naam van de persoon die heeft gereserveerd. Veelal is dit ook de gast, echter kan dit ook een ander persoon zijn dan degene die verblijft. Via het pen icoontje onder de tab ‘Boeker’ kunnen de gegevens van de boeker worden bewerkt.
- Status: Geeft aan of de boeking bevestigd, in behandeling of geannuleerd is.
- Annuleringsvoorwaarden: Hier wordt aangegeven onder welke annuleringsvoorwaarde de boeking valt.
- Logo: van het Kanaal, of icoontje van de Noovy gebruiker.
- Betaalkaart toevoegen: Vul hier het nummer in van de creditcard die is opgegeven bij het maken van de boeking. Indien de boeking vanuit een kanaal binnenkomt zal er reeds een creditcard zijn ingevuld. Dit hangt af van het kanaal en/of de instellingen per kanaal.
* Het pen icoontje aan de rechterzijde maakt het mogelijk een aantal facetten aan te passen, zoals Kanaal, Referentie en Status
Opmerkingen
Houd belangrijke informatie en speciale verzoeken met betrekking tot de boeking bij.
Opmerkingen: Bekijk korte opmerkingen of aantekeningen die betrekking hebben op de boeking, zoals aantekeningen over betalingsproblemen of bijzondere omstandigheden. De Opmerkingen kunnen worden aangepast via het pen icoontje. Veelal zullen de opmerkingen vanuit het Kanaal hierin automatisch zijn verwerkt wanneer de boeking binnenkomt in Noovy.
Kamertoewijzing en details
In dit gedeelte vind je een uitgebreid overzicht van de toegewezen kamer en de gasteninformatie.
- a) Kamernummer: Bekijk het toegewezen kamernummer
b) Kamernummer (reservering met meerdere kamers) of Kamer toevoegen: Bij een reservering met meerdere kamers zie je de kamernummers (of andere metaobjecten zoals kamer ‘namen’) naast elkaar. Wanneer er een + teken staat kan je hierop klikken en kun je een kamer toevoegen aan de reservering. - Kamertype: Bekijk het toegewezen kamertype (bijv. ‘Tweepersoonskamer’).
- Gast Namen: Bekijk de namen van alle gasten die aan de boeking zijn gekoppeld.
- Staat: De huidige status van de boeking, zoals ‘Ingecheckt’, ‘Aangekomen’ of ‘No Show’.
- Maaltijden: Bekijk, indien van toepassing, de inbegrepen maaltijden (bijv. BB - Bed & Breakfast).
- Nachten: Bekijk hoeveel nachten er zijn geboekt.
- Aankomst: Bekijk de aankomstdatum, met de mogelijkheid om deze indien nodig te wijzigen.
- Vertrek: Bekijk de vertrekdatum, met de mogelijkheid om deze indien nodig te wijzigen.
- Kamer wijzigen: Verplaats de gast eenvoudig naar een andere kamer.
- Toewijzing Veranderen: Wijs gasten opnieuw toe aan (beschikbare) alternatieve kamers binnen de boeking.
- Meer: Hier hebt u de opties om details diepgaander te wijzigen
Check-In/Check-Out-knoppen: Voer snel check-in- en check-out procedures uit. Deze knoppen zijn zichtbaar op de aankomstdatum en vertrekdatum van de reservering.
Administratieve gedeelte (Financiële afhandeling)
Beheer alle financiële aspecten van de boeking op een plek..
- Balans: Bekijk het openstaande saldo op de boeking.
- Type: Diverse type documenten zoals Proforma - Factuur - Credit - Betaling - Betaling in het rood (terug- of uitbetaling)
- Tot: De naam van de betaler. Dit kan de boeker, de gast, een bedrijf of een OTA/Travel agent zijn.
- Bedrag: Het bedrag dat van toepassing is op het betreffende document.
- Balans: De balans dat van toepassing is op het document, dus het saldo.
- Extra’s toevoegen: Voeg extra kosten toe aan de reservering, handmatig of via geïntegreerde betaling gateways. De Extra’s zijn door de hotelier in de ‘Producten’ aangemaakt.
- Betalen: Verwerk hier de betaling, hetzij handmatig (Contant/Bankoverschrift of Op Rekening) of via Betaling Gateway ( Credit- Debit card /Betaallink/Terminal betaling).
- Print Icoon: Print via dit icoontje het betreffende document uit
- Oog Icoon: Open het betreffende document om in te zien.
- More Action knop: De drie puntjes geven toegang tot meerdere opties ten aanzien van het betreffende document zoals onder andere het verplaatsen van een betaling naar de juiste proforma (of factuur), het wijzigen van de betaler en het toevoegen van tags.
- Zie Extra's: bekijk alle extra's die aan de boeking zijn toegevoegd en heb de mogelijkheid deze aan te passen en of te verwijderen.
- Zie Billings: Zie hier de uitgebreide versie van alle documenten, ook de geannuleerde. Zie welke gebruiker het document heeft gemaakt en geniet van meer opties zoals het aanmaken van een nieuw document, het combineren van documenten etc.