Das Buchungs-Pop-up erklärt

👉Das Buchungs-Pop-up ist eine kompakte Version der Buchungsseite, die du entweder über die Buchungsliste oder den Zimmerkalender öffnen kannst.

So hast du alles Wichtige auf einen Blick:

Aus der Buchungsliste öffnen:

Wähle Buchungen im Hauptmenü und finde die Reservierung mithilfe der Filter:

Wenn du die Buchung gefunden hast, klicke auf das Augen-Symbol und das Buchungs-Pop-up erscheint:

Aus dem Zimmerkalender öffnen:

Wähle Zimmer im Hauptmenü und klicke einmal auf die Reservierung, die du öffnen möchtest.
Das Buchungs-Pop-up öffnet sich sofort:

Die Seite nach Abschnitten erklärt:

Buchungs-Header Information – Wichtige Details

Buchungsnummer: Die eindeutige Systemnummer der Buchung.
Buchungs-ID kopieren: Um die ID effizient an anderer Stelle im System einzufügen.
Attention Tag (Achtung): Das rote Warnsymbol weist dich auf wichtige Notizen oder Details hin, die deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Farbcodierung: Weise jeder Reservierung eine benutzerdefinierte Farbe zu, unabhängig vom Status. So kannst du Buchungen für eine schnellere Identifizierung kategorisieren.
- Hinweis: Stelle sicher, dass dein gesamtes Team weiß, was die Farben bedeuten, um einen einheitlichen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Aufgaben-Button: Verwalte alle mit der Reservierung verknüpften Aufgaben, um rechtzeitige Follow-ups und ein persönliches Gästeerlebnis zu garantieren.
- 💡 Tipp: Siehe Artikel „Wie funktionieren Aufgaben?“ und „Wie erstelle ich eine Aufgabe?“.
Firmenprofil: Füge ein Firmenprofil für Geschäftsbuchungen hinzu oder ändere es, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
Interne Notizen: Die Zahl zeigt an, wie viele Notizen hinterlegt sind. Nutze dieses private Feld für Gästepräferenzen oder Briefings für das Personal.

*Anders als „Anmerkungen“ (die von OTAs synchronisiert werden), sind diese Notizen nur für den internen Gebrauch und niemals für Gäste oder Dritte sichtbar.
Mehr (Extra Optionen):

- Datei hinzufügen: Lade Dateien zur Buchung hoch oder sieh dir Anhänge an.

- E-Mail senden: Nutze Vorlagen für Bestätigungen oder Benachrichtigungen anden Gast.

- Verlauf Ansehen: Verfolge alle Änderungen, die an der Buchung vorgenommen wurden.

- Verlauf Anseheb v2.0: Verbesserte Version der Historien-Funktion

- Label bearbeiten: Tags hinzufügen oder entfernen.

- Buchung duplizieren: Kopiere die Details für eine neue Buchung.

- Meldeschein: Zum Bearbeiten oder Drucken des Meldescheins sowie für den Online-Check-in.
Erstellungsdatum & Uhrzeit: Sieh genau, wann die Buchung ins System kam (via OTA oder manuell erstellt).
Label:

Label machen Kollegen auf spezielle Anforderungen aufmerksam.

Allgemeine Informationen -Dieser Abschnitt gibt dir Einblick in die Herkunft der Buchung. Hier kannst du Informationen über die Person, die gebucht hat, einsehen und verwalten.

Kanal (Buchungskanal): Zeigt die Quelle (OTA, eigene Website/Booking Engine oder manuell durch einen Mitarbeiter erstellt.
Referenznummer: Die ID, die der Kanal/OTA der Buchung zugewiesen hat.
Bucher: Der Name der Person, die gebucht hat (bearbeitbar).
Status: Bestätigt, Teilweise Bestätigt, Auf Anfrage, Angebot oder Storniert.
Stornierungsbedingungen: Die mit der Buchung verknüpften Stornierungsbedingungen. Durch Klicken auf das Info-Icon werden die Details der Stornierungsbedingungen angezeigt (sofern diese korrekt eingerichtet sind).

Bearbeiten-Button: Das Stift-Symbol ermöglicht es dir, die allgemeinen Details bei Bedarf zu ändern.

Remarks - This field displays any comments provided by the guest during the booking process, along with any relevant remarks imported from the booking channel.

Room Assignment and Details -

This section provides a complete summary of the assigned rooms and guest details. Click on any detail to proceed the action required or click on the pencil icon to amend.
Select the More button to access an extended range of amendment tools and settings.
Check in and out can be achieved in this section of the pop-up as well.

Room Number: View the assigned room number.
Lock Icon: Lock Room to prevent reallocation (Set the room to Do Not Move)
Room Type: The Room type assigned.
Guest Names: View the names of all guests associated with the booking.
State: Track the current status of the booking, such as Future - In House - Arrival - Departure -Stayed - Checked In - Arrived - No Show
Meal Plan: View or manage the meal plans for the booking (e.g., BB - Bed & Breakfast).
Stay Dates: See the arrival and departure dates, with the ability to modify the dates if necessary.
Room Management Buttons:
- Change Room: Easily switch the guest to a different room.
- Reallocate: Reassign guests to alternative rooms within the booking.
- Check-In/Check-Out Buttons: Quickly perform check-in and check-out procedures.

Billing Section - Manage all financial aspects of the booking in one place.

Balance - View the outstanding balance of the booking.
Document Type - Proforma, Invoice, Credit, Payment and Refund.
To - Payer of the Document.
Amount - Document amount.
Balance - Outstanding balance/left to pay amount.
Add Extra - Add extra charges to the room such as Items
💡Tip: Check out the article 'How to add Extra's to a booking?'
Charge - Settle the bill, several options.
💡Tip: Check out the article 'How to collect payments'
Print - Print Document.
View - View the details of the Document.
More Action button - Select from multiple options:

- Proforma Options:

Change Payer - Choose your new (available) payer from guests, Travel Agent or Company.
Finalise - Finalise the Proforma to generate an Invoice
Separate City Tax - This will separate the City Tax from the Proforma, in case this will be paid by another payer.

Split by Room: For multi-room reservations, generate individual Proforma documents for each room. This is ideal when different parties are responsible for their own accommodation costs.
Split by Item: Separate specific extras or incidental charges onto individual Proforma documents. This allows for flexible billing when different payers are covering specific items.

Split per Guest: Create separate Proforma documents or invoices for each guest. This is perfect for group bookings where guests are paying individually or require personal receipts.
Edit Tags - Add a Tag to the Proforma to categorise.
Cancel - Remove the Proforma from the Document list.

- Invoice Options:

Change Payer - Choose your new (available) payer from guests, Travel Agent or Company.
Edit Tags - Add a Tag to the Invoice to categorise.
Credit Invoice - A credit invoice reduces the balance owed; after issuing a credit invoice, a new invoice must be generated.

- Payment Options:

Change Payer - Choose your new (available) payer from guests, Travel Agent or Company.
Switch Proforma/Invoice - Choose which Proforma or Invoice the payment needs to be attached to.
Change Payment Method - Only applicable to Simple Post Payments, that do not require the Payment Gateway Option (and interface with the Payment platform Stripe). Simple Posts are Cash, Bank transfer, On Account.

💡Tip: Check out the article 'What is the difference between Simple Post and Payment Gateway?'

Refund - Process a refund for this payment.
Edit Tags - Add a Tag to the Proforma to categorise.
See Extra's - View all incidental items attached to the booking, with the option to amend or remove them as required.
See Billings - View all document details and be able to edit or delete proforma's and/or create manual documents.