Gästeprofile

Ein Gästeprofil enthält alle Informationen zu einem Gast. Dazu gehören Vor- und Nachname, Telefonnummer, Adresse usw. Dies ist wichtig für Reservierungen, da das System Gäste anhand ihrer Profile wiedererkennt.

Wie wird ein Gästeprofil erstellt?

Ein Gästeprofil wird automatisch erstellt, wenn eine Reservierung angelegt wird. Je mehr Informationen während des Reservierungsprozesses ausgefüllt werden, desto vollständiger ist das Gästeprofil. Wenn Sie das Profil eines Gastes einsehen möchten, ohne eine aktuelle Reservierung zu verwenden, gehen Sie zur linken Leiste und klicken Sie auf „Profile“. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Profiltypen in Noovy: Gäste, Firmen, Benutzer, Gruppen und Konten.

Wo finde ich ein Gästeprofil?

Wenn Sie den Tab „Gäste“ öffnen, sehen Sie eine Liste aller Gästeprofile. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften, wie „Name“ oder „Sprache“, wird die Liste entsprechend sortiert. Wenn Sie nach einem bestimmten Gast suchen, können Sie oben rechts auf „Filter“ klicken und nach einem Namen suchen. In diesem Abschnitt können Sie auch nach Firma, E-Mail oder Sprache filtern.

Wie sehe ich die vergangenen Rechnungs- und Reservierungsinformationen eines Gastes?

In der Liste der Gästeprofile sehen Sie auf der rechten Seite ein Augen-Symbol. Wenn Sie darauf klicken, wird das Profil des Gastes angezeigt. Zuerst sehen Sie alle grundlegenden Informationen: Name, Adresse, Telefonnummer. Hier können Sie auch alle notwendigen Dateien hinzufügen, zum Beispiel eine Kopie des Reisepasses. Oben haben Sie zwei weitere Tabs: „Buchungen“ und „Abrechnungen“. Hier sehen Sie alle vergangenen und aktuellen Buchungen und Abrechnungen mit detaillierten Informationen, einschließlich des Zimmers, in dem der Gast übernachtet hat, und des Buchungskanals. Darüber hinaus haben Sie oben rechts zwei weitere Optionen, um zusätzliche Informationen zu hinterlegen: „Karten“ und „Notizen“. Unter „Karten“ können Sie die Kredit- oder Debitkarteninformationen des Gastes hinterlegen. Unter „Notizen“ können Sie zusätzliche Informationen festhalten, die für Sie wichtig sind, wie zum Beispiel: „Bevorzugt einen Ventilator im Zimmer“ oder „möchte die Rechnung immer an die Firma... geschickt bekommen“.

Ein Gast hat mit einem leicht anderen Namen gebucht, und nun wurde ein neues Gästeprofil für ihn erstellt. Wie kann ich Gästeprofile zusammenführen, um alle Informationen in einem Profil zu haben?

In diesem Fall müssen Sie Profile „zusammenführen“ (mergen). Gehen Sie dazu zur Gästeprofil-Liste und suchen Sie eines der Profile, die Sie zusammenführen möchten. Neben dem Augen-Symbol befinden sich drei Punkte. Wenn Sie darauf klicken, erscheint die Option „Gäste zusammenführen“. Nachdem Sie darauf geklickt haben, sehen Sie einen neuen Bereich, in dem Sie nach dem anderen Profil suchen können, das Sie zusammenführen möchten. In diesem Bereich können Sie auswählen, welches Profil das „Hauptprofil“ sein soll. Das bedeutet, dass die Informationen des Hauptprofils erhalten bleiben, während die Informationen des anderen Profils mit dem Hauptprofil zusammengeführt werden.

Wenn im Hauptprofil Informationen fehlen, die im anderen Profil vorhanden sind, werden diese Informationen in das Hauptprofil kopiert und gehen nicht verloren. Wenn jedoch in beiden Profilen dieselben Informationen vorhanden sind, bleiben die Informationen des Hauptprofils erhalten.

Wenn Sie also John aus Spanien mit John aus Frankreich zusammenführen und John aus Spanien als Hauptprofil wählen, haben Sie am Ende ein Profil für John aus Spanien. Wenn John aus Frankreich eine Telefonnummer hinterlegt hat, die im Profil von John aus Spanien fehlte, wird diese Telefonnummer im neuen Profil von John aus Spanien hinzugefügt.