In dit artikel leggen we kort uit wat gastprofielen zijn en hoe je ze instelt. Het gastprofiel bevat alle informatie over de gast.
Denk aan voor- en achternaam, telefoonnummer, adres, enzovoort. Dit is belangrijk voor reserveringen, omdat het systeem gasten herkent op basis van hun gastprofiel.
Hoe wordt een gastprofiel aangemaakt?
Een gastprofiel wordt automatisch aangemaakt bij het maken van een reservering. Hoe meer informatie je tijdens het maken van de reservering invult, hoe completer het profiel wordt.
Wil je het profiel van een gast bekijken zonder via een reservering te gaan? Ga dan in het linkermenu naar "Profielen". Daar zie je een overzicht van alle profielen in Noovy: gasten, bedrijven, gebruikers, groepen en accounts.
Waar vind ik een gastprofiel?
Wanneer je op het tabblad 'Gasten' klikt, zie je een lijst van alle gastprofielen. Door bovenin op een kolom te klikken (bijv. naam of taal), kun je de lijst sorteren.
Zoek je een specifieke gast? Gebruik dan rechtsboven de knop "Filter". Je kunt zoeken op naam, maar ook op bedrijf, e-mailadres of taal.
Ik wil de eerdere facturen en reserveringen van een gast bekijken. Hoe doe ik dat?
In de lijst met gastprofielen zie je aan de rechterkant een oog-icoon. Klik hierop om het profiel te openen. Bovenaan zie je basisinformatie zoals naam, adres en telefoonnummer. Je kunt hier ook bestanden toevoegen, zoals een kopie van het paspoort.
Daarnaast zie je twee tabbladen: ‘Boekingen’ en ‘Facturatie’. Daar zie je alle huidige en eerdere reserveringen en facturen, inclusief informatie zoals in welke kamer de gast verbleef en via welk kanaal geboekt is.
Rechtsboven zie je ook twee extra opties: "Kaarten" en "Notities". Bij ‘Kaarten’ kun je de creditcard- of betaalkaartgegevens opslaan. In ‘Notities’ noteer je belangrijke informatie over de gast, bijvoorbeeld: “Wil altijd een ventilator op de kamer” of “Factuur altijd op naam van ... bedrijf”.
Een gast heeft geboekt onder een iets andere naam, en nu is er een nieuw profiel voor hem aangemaakt. Hoe combineer ik gastprofielen zodat alles onder één profiel staat?
In dat geval kun je profielen samenvoegen. Ga naar de lijst met gastprofielen en zoek een van de profielen die je wilt samenvoegen. Klik op de drie puntjes naast het oog-icoon en kies "Gastprofielen samenvoegen".
Er verschijnt een nieuw scherm waar je het tweede profiel kunt opzoeken. Vervolgens kies je welk profiel het hoofdprofiel moet zijn. De informatie uit het andere profiel wordt hierin overgenomen.
Als er in het hoofdprofiel bepaalde gegevens ontbreken die wél in het andere profiel staan, worden die automatisch toegevoegd. Als beide profielen dezelfde soort gegevens bevatten, blijft de info van het hoofdprofiel behouden.
Dus als we John uit Spanje samenvoegen met John uit Frankrijk, en we kiezen John uit Spanje als hoofdprofiel, dan blijft dit profiel bestaan. Als John uit Frankrijk een telefoonnummer had dat nog niet in het andere profiel stond, dan wordt dit toegevoegd aan het profiel van John uit Spanje.