Wie man eine Kreditkartenautorisierung erfasst

ℹ️ Kreditkartenautorisierungen von Anfang bis Ende:

Die Autorisierung

Viele Hotels legen beim Check-in eine Autorisierungssperre auf die Kreditkarte des Gastes, um potenzielle Nebenkosten abzudecken und eine reibungslose Zahlung zu gewährleisten. Wenn danach keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden, wird der autorisierte Betrag auf einer Kreditkarte automatisch innerhalb von 30 Tagen freigegeben.

👉Siehe Artikel: 'Wie man eine Kreditkarte Autorisiert?'

Eine Autorisierung stornieren

Du kannst die Autorisierung nach der Abreise stornieren, wodurch der Betrag schneller auf das Bankkonto des Gastes zurückgebucht wird. Der genaue Zeitrahmen, wann der Betrag wieder auf dem Konto ist, hängt von der Effizienz ihrer Bank ab, normalerweise dauert es 7-10 Tage. Falls es länger dauert, soll der Gast seine Bank kontaktieren.

👉 Siehe Artikel 'Eine Kreditkartenautorisierung stornieren (freigeben)'

Eine Autorisierung erfassen

Eine weitere Möglichkeit ist, die Autorisierung beim Check-out zu 'erfassen', falls der Gast damit einverstanden ist. Das bedeutet, dass die Autorisierung in eine tatsächliche Zahlung umgewandelt wird. Eventuelle danach verbleibende offene Kosten kann der Gast mit seiner bevorzugten Zahlungsmethode begleichen.

*Indem du dich entscheidest, die Autorisierung beim Check-out zu erfassen, optimierst du den Zahlungsprozess und verhinderst Verzögerungen bei der Rückerstattung von Geldern auf das Konto des Gastes – was zu einer positiven Gasterfahrung beiträgt.

☝️Achtung: Es ist unerlässlich, die Zustimmung des Gastes vor der Durchführung zu bestätigen, was durch eine Unterschrift auf der gedruckten Rechnung dokumentiert werden kann, um eine klare Autorisierung für die Kosten zu gewährleisten. Sollte nach dem Check-out ein Streitfall entstehen, dient diese Dokumentation als wichtiges Beweismittel.

Die Vorgehensweise

Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen - Zahlungsregeln und wähle den Tab Protokolle aus:

Um die betreffende Autorisierung zu finden, verwendest du das Filter des Protokolls und die Suchfunktionen:

Die schnellste Möglichkeit, die relevante Autorisierung zu finden, ist die Eingabe der Buchungsnummer, des Erstellungsdatums und die Einstellung der Zahlungsmethode auf Autorisierung:

Sobald die Autorisierung gefunden wurde, kannst du wählen, ob du sie stornieren oder, in diesem Fall, Erfassen/Abrechnen möchtest.
Klicke auf das Augensymbol für die Detailansicht, um weitere Informationen zur Transaktion zu sehen:

Du siehst die Transaktionsdetails, darunter 1) die Buchungsnummer (auf die du klicken und die Buchung öffnen kannst) 2) autorisierter Betrag, 3) eindeutige Belastungs-ID ausgestellt von Stripe, und 4) das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Autorisierung erstellt wurde:
Erfassen ist einfach ein Klick auf Abrechnen/Erfassen:

*Du kannst den gesamten autorisierten Betrag wählen oder einen Teil davon, abhängig vom offenen Saldo der Buchung des Gastes.

Unmittelbar nach der Belastung zeigt die Buchung eine Quittung an.
*Wir empfehlen dir, diese ausdrucken und unterschreiben zu lassen, damit du eine schriftliche Zustimmung für die Belastung hast.