Het Documentenrapport uitgelegd
Met het Documentenapport krijgt u een duidelijk overzicht van de openstaande documenten. Dit artikel gaat dieper in op de functionaliteit ervan.
Het Documentenrapport is te vinden in het hoofdmenu onder Rapporten:
Bovenaan deDocumenten pagina kan je de tabbladen gebruiken om specifieke typen documenten te filteren en te bekijken op basis van hun status:
-
Alle documenten – Geeft alle type documenten in één overzicht weer (Proforma - Factuur - Credit - Betaling - Terugbetaling - Geannuleerde Proforma's).
-
Proforma – Geeft niet-afgeronde facturen weer, toekomstig en in het verleden.
-
Factuur – Geeft afgeronde, gespecificeerde facturen weer,met de daarbij horende betalingen
-
Credit – Geeft documenten weer die een terugbetaling betreffen , zowel proforma's als facturen.
-
Betaling – Geeft alle ontvangen of geboekte betalingen weer; *let op: dit kan ook handmatige betalingen bevatten.
-
Terugbetaling – Geeft verwerkte gedeeltelijke of volledige terugbetalingen weer.
-
Proforma (Geannuleerd) – Geeft alle geannuleerde proforma's weer.
Het betalingsrapport uitgelegd per tabblad:
-
Aangemaakt – De datum waarop het document is aangemaakt. (*Let op: dit is niet hetzelfde als de incheck- of verblijfsdatum.)
-
Type – Geeft het type document aan (bijv. proforma, factuur, betaling, enz.).
-
Gemaakt door – De gebruiker of agent die het document heeft aangemaakt of de terugbetaling heeft verwerkt.
-
Aan – De geaddresseerde van het document.
-
Referentie – Toont het unieke document-ID-nummer.
-
Vervaldatum – Toont de verwachte betaaldatum voor het document, op basis van de instellingen van uw accommodatie.
-
Bedrag – De totale waarde van het factuurdocument.
-
Balans– Openstaand saldo (afhankelijk van uw filters kan dit zowel openstaande als gesloten documenten omvatten).
-
Boekingsnummer – Toont het interne boekingsnummer (aangemaakt door het systeem).
-
Status – Geeft aan of het document actief of geannuleerd is.
-
Betaalwijze – hier wordt weergegeven hoe de rekening is betaald (bijvoorbeeld contant, creditcard, enz.).
💡Tip:
Om de zoekopdracht te vereenvoudigen, kun je het filter gebruiken:
- Agent/Gebruiker
- Boekingsnummer
- Betaalmethode (bijv. contant, kaart, voucher)