Hoe een Creditcardautorisatie te Incasseren

ℹ️ Creditcardautorisaties van begin tot eind:

De Autorisatie

Veel hotels plaatsen bij het inchecken een autorisaties op de creditcard van de gast om eventuele bijkomende kosten te dekken en te zorgen dat betalingen soepel worden geïnd. Wanneer er daarna geen actie wordt ondernomen, wordt het geautoriseerde bedrag op een creditcard automatisch binnen 30 dagen vrijgegeven.

👉Zie artikel: 'Hoe Autoriseer ik een Creditcard?'

Een Autorisatie Annuleren

Je kunt de autorisatie na vertrek annuleren, waardoor het bedrag sneller wordt teruggestort op de bankrekening van de gast. Een specifieke termijn waarop het bedrag weer op de rekening staat, is afhankelijk van de efficiëntie van hun bank. Doorgaans is dit 7-10 dagen, laat de gast contactopnemen met hun bank indien dit langer duurt.

👉 Zie artikel 'Hoe Creditcardautorisatie te Annuleren (vrijgeven)'

Een Autorisatie Incasseren

Een andere optie is om de autorisatie bij het uitchecken te 'incasseren', indien de gast daarmee akkoord gaat. Dit betekent dat de autorisatie wordt omgezet in een daadwerkelijke betaling. Eventuele resterende openstaande kosten kunnen de gast daarna afrekenen met hun voorkeursbetaalmethode.

*Door ervoor te kiezen de autorisatie bij het uitchecken te incasseren, stroomlijn je het betaalproces en voorkom je vertragingen bij het terugstorten van geld naar de rekening van de gast—wat bijdraagt aan een positieve gast-ervaring. ☝️Let op: Het is essentieel om de toestemming van de gast te bevestigen voordat je verdergaat, wat gedocumenterd kan worden met een handtekening op de geprinte factuur om duidelijke autorisatie voor de kosten te verschaffen. Als er na het uitchecken een geschil ontstaat, zal deze documentatie als belangrijk bewijs dienen.

De Procedure

Ga in het hoofdmenu naar Instellingen - Betalingsregels en kies het tabblad Betalingslogs:

Om de betreffende autorisatie te vinden, gebruikt u het Filter van het logboek en de zoekfuncties:

De snelste manier om de relevante autorisatie te vinden, is door het Boekingsnummer, de Aanmaakdatum in te voeren en de Betaalmethode in te stellen op Autorisatie:

Zodra de autorisatie is gevonden, kan je ervoor kiezen om de het te annuleren, of in dit geval te incasseren/betalen.

Klik op het Oogsymbool voor de gedetailleerde weergave om meer informatie over de transactie te zien:

Je ziet de transactiedetails, waaronder 1) het boekingsnummer (waar je op kunt klikken om de boeking te openen) 2) geautoriseerd bedrag, 3) unieke Afschrijvings-ID uitgegeven door Stripe, en 4) de exacte datum en tijd waarop de autorisatie is aangemaakt:
Incasseren is simpelweg op Betalen/Incasseren klikken:

*Je kunt kiezen voor het totale geautoriseerde bedrag, of een deel ervan, afhankelijk van het openstaande saldo op de boeking van de gast.
Onmiddellijk na de afschrijving toont de boeking een betaalbewijs.
*We raden je aan dit te laten afdrukken en ondertekenen zodat je een schriftelijke toestemming voor de afschrijving hebt.