Hoe kan ik betalingsregels instellen?

• Ga in het hoofdmenu naar Instellingen - Betalingsregels:

• Blijf op het tabblad Regels:

• Klik op + Nieuwe regel:
  
  
• In het verschenen pop-up scherm dienen nu alle gegevens ingevuld te worden. *Hieronder gaan wij daar uitgebreid op in.
   

Boekings Scenario:

Om deze functie te illustreren, hebben we een boekings scenario gemaakt:

• Reservering binnengekomen via een kanaal/OTA.
• De boeking is niet-restitueerbaar en daarom vooraf betaald (de bepaling van vooraf betaald - en achteraf betaling wordt vastgelegd in de instellingen van het tariefplan dat is geboekt).
• De betaling van het volledige reserveringsbedrag wordt twee dagen voor de aankomstdatum geïnd.
• Een VCC (virtuele creditcard) is van toepassing.
• Alleen BTW is bij de kosten inbegrepen.
• Het te betalen bedrag is altijd hoger dan 50 euro.
  
  

 

 

Om te beginnen geef je de regel een naam en specificeer je het tijdstip waarop de creditcard betaling moet plaatsvinden:

 

• Kies een bepalende naam voor uw regel. In het bovenstaande voorbeeld zou de naam bijvoorbeeld 'Kanaal niet-restitueerbaar' kunnen zijn
  *Let op: deze naam is nadien niet meer te wijzigen! :
  
  
• Kies in het gedeelte 'Wanneer' de juiste timing voor de regel.
• In dit voorbeeld wil je de kaart belasten zodra deze actief wordt:
  Houd er rekening mee dat bij OTA-boekingen de kaart doorgaans een bepaalde periode vóór aankomst van de gast beschikbaar is voor debitering, vaak dichter bij de aankomstdatum. Als een boeking enkele maanden van tevoren wordt gemaakt, is de kaart mogelijk nog niet actief. Als je dan "Boekingsdatum" kiest om de betaling te verwerken, kan dit leiden tot mislukte betalingen.
  
  In dit geval is het daarom het beste om Aankomstdatum te kiezen, aangezien de kaart actief zal zijn en in de vroege uren van de aankomstdatum van de gast zal worden belast.
  
  
  
  
• Met de optie Regel Verschuiving is er een nauwkeuriger timing te bepalen.
  
  Door Regelverschuiving op Geen verschuiving in te stellen, verwerkt het systeem de betaling op de aankomstdag:
  
  Als je Toevoegen selecteert, kan je de inning van de betaling enkele dagen en/of uren na de aankomstdatum plannen:
  
  
  
  Omgekeerd kan je, als je voor Aftrekken kiest, de inning van de betaling enkele dagen en/of uren vóór de aankomstdatum instellen:
  
  
  
  
  

• Laten we ervoor kiezen om de betaling 2 dagen voor de aankomstdatum te ontvangen, aangezien in sommige gevallen een restitueerbare boeking 2 dagen voor de aankomstdatum niet-restitueerbaar wordt:

 

• Klik op Volgende om door te gaan met het tabblad Voorwaarden:
  
  

Definieer de voorwaarden van de reservering waarop de regel moet worden toegepast. Het systeem gebruikt deze voorwaarden om alle nieuwe boekingen te filteren en de juiste reserveringen te selecteren:

 

• Gebruik zo veel mogelijk voorwaarden om ervoor te zorgen dat alleen de reserveringen worden geselecteerd die daadwerkelijk voldoen aan de criteria van de regel.
  
  
• Voor ons boekings scenario zullen wij alle voorwaarden behalve Marktsegment selecteren :
• 
  
  
  
• Definieer de voorwaarden door de juiste criteria in elke sectie te kiezen:
  
  
  
  
• Stel in de Balans Voorwaarden een 
  Groter dan-bedrag (>), een Kleiner dan-bedrag (<) of een Gelijk aan-bedrag (=) in:
  
  
  
  
  
• In ons boekings scenario is de Balanswaarde bepaald op 'Meer dan € 50', wat betekent dat de regel van toepassing moet zijn op alle reserveringen waarbij het in rekening te brengen bedrag € 50 overschrijdt.
  Dus Groter dan > en bij Balanswaarde €50:
   
  

 

• Selecteer de juiste valuta als het systeem meerdere valuta's ondersteunt:
  
  
  

• Klik op Volgende om door te gaan met het tabblad Instellingen:
  
  
  

 

 

Bepaal het bedrag dat je in rekening wilt brengen.

 

• Selecteer het specifieke bedrag type waarop deze regel van toepassing is:
  
  
  
  Omdat we in het boekingscenario het tarief 'Niet-restitueerbaar' gebruiken, wordt normaliter alijd het volledige bedrag in rekening gebracht.
  *Houd er rekening mee dat dit kan variëren, aangezien meerdere omstandigheden de uitkomst kunnen beïnvloeden. Wees dus zeker ervan dat je de juiste keuze maakt en goed naar de reserveringsvoorwaarden kijkt van het soort reserveringen waarvoor je de regel wenst aan te maken:
  
  In dit geval, conform ons boekings scenario is het dus Volledige bedrag.
  
  
  
• Belastingen kunnen in de kosten worden opgenomen of uitgesloten. Kies de toepasselijke instelling:
  
  
  (*Let op: in de meeste gevallen - zo niet alle -  is de BTW inbegrepen. Soms moeten de toeristenbelasting en/of stadsbelasting ook in het te betalen bedrag worden opgenomen. Afhankelijk van hoe de belasting namen in uw account zijn ingesteld, kiest u de juiste belasting(en) ):
  In dit geval zullen wij enkel de laag BTW tarief kiezen, conform ons boekings scenario
• 
  
  
  
  
  

• Klik op Volgende om door te gaan met het tabblad Verschuivingsbedrag:
  
  
  

 

Kies of je de in stap 3 bepaalde Bedrag Type nog wenst te verfijnen.

• Geen als je geen extra optie wilt kiezen:
  
  
  
  
  Toevoegen als je een bedrag (absoluut) of percentage (relatief) wilt toevoegen boven op het bedragtype dat je in stap 3 hebt ingesteld. 
  *Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je wilt dat er een borg wordt aangerekend of geautoriseerd (bijvoorbeeld om eventuele bijkomende kosten te garanderen):
  
  
  
  
  Aftrekken als je een bedrag (absoluut) of percentage (relatief) wilt aftrekken van het bedrag type dat je in stap 3 hebt ingesteld. 
  
  

 

• Geef de Valuta in, indien er meerdere van toepassing zijn kies het juiste:

 

• Selecteer in het veld Actie welke actie er moet worden ondernomen. Wil je een betaling in rekening brengen, autoriseren of een betalingslink verzenden?
  Conform onze boekings scenario kiezen wij Betalen :
  

  

• Klik op Volgende om door te gaan naar Selecteer Betaler:
  

 

• Conform ons boekings scenario selecteren we Kanaal:
  
  
  

 

• Klik op Opslaan om uw betalingsregel te voltooien en direct te beginnen met het verwerken van de acties die u hebt geconfigureerd:
  
  
  
• De nieuwe regel zal verschijnen op de Regel pagina:
  
  
  
• Door op het pen icoontje te klikken kan je nog wijzigigingen achteraf maken, de naam kan niet worden gewijzigd: