E-mail sjablonen zijn bedoeld om o.a. bevestigingen, betalingsverzoeken, pre-arrival e-mails etc. aan te maken die je vervolgens via het systeem naar de gast kunt sturen. In dit artikel laten we je de basisstappen zien om deze sjablonen aan te maken.
Sjablonen worden aangemaakt in het Berichtencentrum, te vinden in het menu Instellingen - E-mails.
- Ga naar het Noovy menu aan de linkerkant van je scherm:
11 stappen om een nieuwe, nog niet-bestaande sjabloon aan te maken:
1
Klik op Maak Nieuw:
2
Het Berichtencentrum opent zich.
Via Voorbeelden aan de linkerzijde van het berichtencentrum, kun je een standaardsjabloon kiezen, deze zijn reeds opgemaakt en hebben alleen een aantal gegevens nodg zoals adres, logo en foto's die van toepassing zijn op je hotel.
Je kunt het voorbeeld sjabloon achteraf altijd aanpassen. Het is een goede basis, en veelgebruikte documenten zoals Bevestiging, Annulering, Pre-arrival, enz. zijn al opgenomen in de lijst met sjablonen.
N.B;
Gebruikers die meer ervaring hebben met het Berichtencentrum kunnen eigen sjablonen maken zonder de voorbeelden te gebruiken.
- In het veld Naam van de sjabloon Geef de sjabloon een naam voor intern gebruik. In het veld Titel geef je aan hoe de gast de e-mail zal zien in zijn/haar inbox:
3
Om de standaard sjabloon aan te passen, klik je eenmaal op het veld in deze sjabloon dat je wilt bewerken.
Met de werkbalk die verschijnt kan je de opmaak van de tekst aanpassen:
Let op: Elementen met een gestippelde lijn eromheen mogen niet worden aangepast!
Bijvoorbeeld: Klantnaam en Locatienaam worden automatisch ingevuld op basis van de reserveringsgegevens en zullen te zien zijn op de email die de gast ontvangt.
4
Gebruikmakend van hetzelfde standaard sjabloon als voorbeeld:
Als je een afbeelding wilt toevoegen, klik dan op het veld waar de afbeelding moet komen, ga naar 'Upload Image' of voeg een URL toe van de afbeelding die je wenst toe te voegen:
Door op Upload Image te klikken, kun je de afbeelding van je computer slepen naar het juiste veld in het Berichtencentrum:
5
Let op:
De werkbalk aan de rechterkant van het scherm biedt veel opties die niet allemaal in 1 artikel behandeld kunnen worden. Bij de Noovy trainingen zullen velen reeds zijn behandeld.
Als je twijfelt over de beschikbare functies adviseren wij je om contact op te nemen met Noovy Support of je Account manager bij Noovy.
Een voorbeeld van het gebruik van de werkbalk, het veranderen van de kleur van een knop in de template:
- Of het wijzigen van een lettertype:
6
In de standaard sjablonen zijn vier sociale media-iconen toegevoegd. Je kunt deze op drie manieren aanpassen:
- Allemaal tegelijk verwijderen:
- Alleen diegene verwijderen die je niet wenst:
- Voer een URL in van de afbeelding welke je wenst toe te voegen:
7
Wijzig de contactgegevens door eenmaal op het betreffende veld te klikken:
8
Om de email sjabloon te activeren voor het handmatig verzenden vanuit de reservering dien je de schakelaar op Handmatig - Ja te zetten.
9
Nadat je de inhoud hebt gecontroleerd en tevreden bent met het resultaat, klik je op 'Opslaan'
10
Je nieuwe sjabloon staat nu in de lijst met reeds bestaande sjablonen:
💡Tip:
Je kunt ten allen tijde de sjabloon aanpassen nadat je deze hebt opgeslagen.
11
Als er veel templates zijn aangemaakt, passen ze mogelijk niet allemaal op één pagina. Je kunt ervoor kiezen om meer per pagina te tonen of naar de Volgende pagina gaan.
💡 Tip:
Om een e-mail naar een gast te sturen, bekijk dit artikel 'Hoe verzend ik een email naar een gast?