Hoe maak je een terugbetaling voor City Tax/ Toeristenbelasting bij Pre Paid boekingen?

☝️ Voordat je verdergaat

Dit artikel gaat over de situatie met boekingen die zowel vooruitbetaald als nog te annuleren zijn (dus status is nog bevestigd), ofwel omdat de boeker/gast rechtstreeks bij de accommodatie heeft aangegeven de boeking te annuleren of omdat het een No Show was.

In dit geval kun je dit artikel verder lezen en de aangegeven stappen volgen.

Scenario 2

Als een boeking al geannuleerd is (automatisch nadat de boeking bij/door de OTA - Online Travel Agent geannuleerd is, of de boeking is eerder door een gebruiker geannuleerd), is geen Proforma beschikbaar. (Oorzaak: Wanneer een boeking wordt geannuleerd, worden alle niet-afgeronde Proforma's die eraan gekoppeld zijn automatisch verwijderd).

In dit geval kun je overgaan tot het deels terugbetalen van de ontvangen betaling. Maak daarna een nieuwe Proforma aan voor de kamer (en eventuele extra items) die betaald zijn, en rond deze daarna af, of maak onmiddellijk een Factuur aan.

💡Tip: 👉 Check ons artikel: 'Hoe maak ik een Proforma aan?'

Scenario 3

Als een boeking – geannuleerd of niet – al een afgeronde Proforma (Factuur) toont, is de kans groot dat de City Tax daarin is opgenomen.

In deze situatie moet je de bestaande Factuur crediteren om een nieuwe aan te maken zonder City Tax.
💡Tip: 👉 Check ons artikel: 'Hoe crediteer ik een Factuur?'

Zoek de betreffende boeking op en ga naar de Administratie-sectie:

⚠️ Let op:

Voordat je een terugbetaling verwerkt, moet je zeker weten dat de City Tax/toeristenbelasting betaald is door de Proforma te openen via het oog-icoontje ernaast.

Als dit het geval is, scheid dan de City Tax/toeristenbelasting van de oorspronkelijke Proforma. Dit creëert een nieuwe Proforma waarop alleen de toeristenbelasting staat.

Zoek de betaling die de City Tax/ Toeristenbelasting bevat:
- Deze betaling zou gekoppeld moeten zijn aan het juiste document (zoals een Proforma of Factuur) als deze correct is verwerkt. Je weet dat een betaling gekoppeld is als je er een pijlpictogram bij ziet staan:
  
  Het nummer achter het document toont het aantal betalingen en/of terugbetalingen dat aan het document is gekoppeld:
Klik op de pijl om de betaling te tonen:
Klik op de knop 'Meer Acties' achter de betaling en klik daarna op 'Terugbetalen':

Voer in het 'terugbetalingsvenster' alleen het bedrag van de City Tax/ toeristenbelasting in dat je wilt terugbetalen en ga verder door te klikken op 'Terugbetaling Maken' (of Maak een Nieuwe Uitbetaling):
De terugbetaling zal een openstaand saldo achterlaten, vanwege de actieve Proforma voor de Toeristenbelasting:
Voordat je de Proforma van de City Tax/Toeristenbelasting annuleert, zorg ervoor dat je eerst de actieve oorspronkelijke Proforma afrondt! (*Als je dit niet doet, resulteert dit in het annuleren van beide Proforma's) :
Annuleer de Proforma van de City Tax/Toeristenbelasting die je eerder had gescheiden van de oorspronkelijke Proforma:
Als voorzorgsmaatregel zal het systeem je vragen of je zeker weet dat je het document wilt annuleren:
Het saldo zal nul zijn:

De factuur zal correct en netjes zijn, klaar om via e-mail verzonden of afgedrukt te worden voor de betaler:
De betaling en terugbetaling zullen getoond worden, de toeristenbelasting staat niet langer op het document en het saldo is nul:

☝️Let op:

In geval van Contant terugbetalingen zal het bedrag dat terug gegeven moet worden uiteraard aan de gast ter plekke moeten worden uitbetaald.

In geval van debit/credit kaarten: Dit zal worden terugbetaald op dezelfe kaart als waar de originele betaling mee is gedaan (via de Betalingspoort Stripe)

💡 Tip: 👉 Check het artikel: 'Hoe stuur ik een Factuur via e-mail?'

☝️ Belangrijk om te onthouden:

Kijk na welk scenario op jou van toepassing is:

- Is de boeking nog bevestigd en toont deze de oorspronkelijke Proforma inclusief Toeristenbelasting? 👉 Volg de stappen in dit artikel om verder te gaan.

- Was de boeking al geannuleerd? 👉 Maak een terugbetaling en een nieuwe No Show Proforma aan.

- Is er een factuur aanwezig waar de City Tax/ Toeristenbelasting op staat? 👉 Maak een creditnota en een nieuw No Show Factuur aan dat exclusief Toeristenbelasting is.

Zorg ervoor dat je het juiste bedrag aan City Tax/toeristenbelasting terugbetaalt.

Rond de oorspronkelijke 'kamer' Proforma altijd af voordat je de gescheiden Proforma van de Toeristenbelasting annuleert.