Das Noovy Posteingang-Feature Erklärt

Sobald die Funktion aktiviert ist, zeigt die Posteingang-Seite alle Nachrichten an, zusammen mit den Gastdetails und Buchungsnummern (diese sind hier aus Datenschutzgründen geschwärzt):

KI-Messaging

Das System beantwortet Anfragen per KI und nimmt dir die ganze Arbeit ab. Dabei werden öffentlich verfügbare Daten mit deinen spezifischen Hotelinformationen kombiniert. (*Diese Daten müssen in den Inbox-Einstellungen hinterlegt werden, bevor das Feature aktiviert werden kann. Weitere Informationen findest du im Abschnitt „Input“ weiter unten.)

• Falls die KI eine Frage einmal nicht beantworten kann, wird das Hotel benachrichtigt und die Nachricht als „Request“ (Anfrage) markiert:

• Ein Benachrichtigungs-Badge am Posteingang-Reiter im Hauptmenü zeigt dir, wie viele offene Anfragen deine Aufmerksamkeit erfordern:

  
  
  
  

• Die KI informiert den Gast darüber, dass das Hotel benachrichtigt wurde – das kannst du dann direkt im Chatverlauf sehen:

• Eine Anfrage ist zunächst "Unassigned"/„nicht zugewiesen“. Sobald ein Teammitglied die Anfrage übernimmt,

  wird dieser Nutzer als Assignee (Bearbeiter) angezeigt:
  

• Du kannst eine Anfrage annehmen oder ablehnen, indem du auf den entsprechenden Button klickst. Die KI schickt dem Gast dann eine passende Antwort: 
  
  

• Alternativ kannst du dem Gast auch direkt antworten:

• Sobald du geantwortet hast, übernimmt die KI das Gespräch automatisch wieder für dich.

Manuelle Antworten

• Du kannst jederzeit in den „Manual Chat“ wechseln, um Nachrichten direkt an Gäste zu senden, und bei Bedarf einfach wieder zum KI-Chat zurückkehren:

Oben in der Infoleiste der Nachricht wird dir die Sprache des Gastes angezeigt:

• Die KI antwortet ebenfalls immer in der Sprache des Gastes:

   

  (Bei der Einrichtung kannst du deine bevorzugte Anzeigesprache in Noovy wählen, sodass Gästeanfragen automatisch in der Landessprache deines Hotels angezeigt werden.)

   

• Übersetzte Nachrichten und Antworten erkennst du an dem Übersetzungs-Icon davor:

• Wenn du auf die Referenznummer in der Infoleiste klickst, wirst du direkt zum jeweiligen OTA-Extranet weitergeleitet:

• Du landest dann entweder auf der Login-Seite des OTAs oder – falls du bereits eingeloggt bist – direkt bei der entsprechenden Buchung:

• Nach einer Buchung wird standardmäßig eine Bestätigung via WhatsApp gesendet.

• In diesem Text können Gäste auf Buttons für mehr Infos klicken oder "Nothing for Now"/ „Vorerst nichts“ wählen, um sich abzumelden (Opt-out).

  • Auf die Antwort „Vorerst nichts“ folgt eine kurze Bestätigung und die Option, Benachrichtigungen stummzuschalten („Silence“). Wählt der Gast dies aus, wird er abgemeldet und die KI sendet keine weiteren Nachrichten mehr. (Der Gast kann dem Hotel aber natürlich trotzdem jederzeit von sich aus eine Nachricht schicken.)

• Um einen Gast manuell von zukünftigen Nachrichten abzumelden, klicke einfach auf „Opt-out“ in der Infoleiste:

  

• Sicherheitshalber wirst du noch einmal um Bestätigung gebeten, bevor der Vorgang abgeschlossen wird:
  

Bevor du dieses Feature nutzt, ist es wichtig, dass alle Daten in Noovy korrekt eingetragen sind. Du kannst diese unter Einstellungen > Inbox-Einstellungen verwalten. Dort lassen sich Hoteldetails, Regeln und Richtlinien konfigurieren: