De Noovy Inbox Functie Uitgelegd

Wanneer de functie is ingeschakeld, toont de Inbox-pagina alle berichten van gasten, samen met hun gastgegevens en boekingsnummers (vanwege privacyredenen zijn deze hier zwart gemaakt):

AI-berichten

Het systeem beantwoordt vragen via AI en doet al het werk voor je. Hierbij wordt gebruikgemaakt van openbare data gecombineerd met specifieke hotelinformatie.

(*Deze gegevens moeten eerst worden ingevuld onder  'Inbox Instellingen' voordat je de functie kunt inschakelen. Zie voor meer informatie de sectie ‘Input’ verderop in dit artikel.)

• Als de AI een vraag niet kan beantwoorden, krijgt het hotel een melding en wordt het bericht gemarkeerd als Request (Aanvraag):

• Een melding op het tabblad Berichten in het hoofdmenu laat zien hoeveel openstaande aanvragen actie vereisen:

  
  
  
  

• De AI laat de gast weten dat het hotel op de hoogte is gesteld, zoals je in het voorbeeld gesprek kunt zien:

• Een aanvraag staat in eerste instantie op 'Unassigned' ('niet toegewezen'), maar zodra een gebruiker de aanvraag oppakt,

  wordt deze gebruiker de assignee (behandelaar):
  

• Je kunt een aanvraag accepteren of weigeren door op de betreffende knop te klikken; de AI stuurt dan een passend antwoord naar de gast: 
  
  

• Je kunt de gast ook direct zelf antwoorden:

• Nadat je hebt geantwoord, wordt het gesprek automatisch weer overgedragen aan de AI:

Handmatige reacties

• Gebruikers kunnen op elk moment overschakelen naar “Manual Chat” (Handmatig) om rechtstreeks berichten naar gasten te sturen, en weer terugschakelen naar AI-chat wanneer dat nodig is.

Bovenaan het bericht zie je in de informatiebalk de taal van de gast:

• De AI beantwoordt de vragen ook in de taal van de gast.

   

  (Via de Inbox-instellingen kun je je voorkeurstaal in Noovy kiezen, zodat vragen van gasten automatisch in de eigen taal van het hotel worden getoond.)

• Vertaalde berichten en antwoorden zijn herkenbaar aan het vertaal-icoontje dat ervoor staat:

• Door op het referentienummer in de informatiebalk van het bericht te klikken, word je doorgestuurd naar het betreffende OTA-extranet:
  

  Je komt dan direct uit op het inlogscherm van de OTA, of (als je al bent ingelogd) direct bij de specifieke boeking:

• Zodra een boeking is gemaakt, wordt er standaard automatisch een bevestiging via WhatsApp verzonden.

  In deze tekst kunnen gasten klikken op knoppen voor meer informatie of kiezen voor ‘Nu even niet’ (Opt-out).

  • Dit antwoord wordt gevolgd door een kort berichtje en de optie om meldingen stil te zetten (‘Silence’). Als de gast hiervoor kiest, wordt hij afgemeld en stopt de AI met het sturen van verdere berichten. (De gast kan echter nog wel op elk moment zelf een vraag stellen door een bericht te sturen.)

• Om een gast handmatig af te melden voor toekomstige berichten, klik je op ‘Opt-out’ in de informatiebalk:

  

• Voor de zekerheid word je gevraagd om dit te bevestigen voordat je doorgaat:

Voordat je deze functie gebruikt, is het essentieel dat de juiste gegevens in Noovy zijn ingevoerd.

Dit kan worden toegevoegd en bijgewerkt onder Instellingen > Inbox-Instellingen, waar hotelgegevens, regels en beleid kunnen worden geconfigureerd.