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Gästeprofile

Dieser Artikel erklärt kurz, was Gästeprofile sind und wie man sie einrichtet.

 


Das Gästeprofil bündelt alle Informationen zu einer Person, wie Vor- und Nachname, Telefonnummer und Anschrift. Diese Daten sind für Reservierungen entscheidend, da das System Gäste anhand ihres Profils eindeutig erkennt.
Ein Gästeprofil wird automatisch angelegt, sobald Sie eine Reservierung erstellen. Je mehr Angaben Sie im Reservierungsprozess erfassen, desto vollständiger ist das Profil.
Wenn Sie ein Gästeprofil ohne bestehende Reservierung einsehen möchten, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Profile“. Dort sehen Sie eine Übersicht aller Profiltypen in Noovy: Gäste, Firmen, Benutzer, Gruppen und Konten.

 

 

 

 Ein bestimmtes Profil finden 

Wenn du den Reiter „Gäste“ öffnest, siehst du eine Liste aller Gastprofile. Du kannst diese Liste sortieren, indem du auf die Spaltenüberschriften wie „Name“ oder „Sprache“ klickst; die Profile werden dann nach der ausgewählten Spalte geordnet.

Wenn du einen bestimmten Gast suchst, klick oben rechts auf „Filter“ und such nach dem Namen.

In diesem Bereich kannst du außerdem nach Firma, E-Mail-Adresse oder Sprache filtern:

 

 Informationen zu Buchungen und Abrechnung 

  • Klick auf das Augen-Symbol ganz rechts neben dem Gastprofil, das du dir ansehen möchtest.
  • Im Pop-up, das sich öffnet, siehst du drei Tabs: „Profil“, „Buchungen“ und „Abrechnung“. 
    Im Tab „Profil“ kannst du alle verfügbaren Gästedaten speichern und bei Bedarf eine Datei anhängen:
  • Im Tab „Buchungen“ findest du alle bisherigen Reservierungen, die dieser Gast vorgenommen hat.
  • Im Tab „Abrechnung“ kannst du alle Rechnungen und Abrechnungsdokumente aus vergangenen Reservierungen einsehen.
  • Rechts oben im Profil-Pop-up findest du die Bereiche „Kreditkarten“ und „Kommentare“. 
    Unter „Kreditkarten“ kannst du die Standard-Zahlungskarte speichern, die der Gast für zukünftige Reservierungen nutzen möchte. 
    In „Kommentare“ hinterlegst du profilbezogene Infos wie Vorlieben; Kommentare, die nur auf Reservierungsebene stehen, werden nicht dauerhaft gespeichert.

 

Profile zusammenführen

Wenn ein Gast mit leicht abweichendem Namen bucht, wird ein neues Profil angelegt. Um doppelte Profile für denselben Gast zu vermeiden, kannst du diese Profile zusammenführen.

  • Öffne die Liste der Gastprofile und klick auf die drei Punkte neben dem entsprechenden Profi und wähl „Gäste zusammenführen“ aus:

     

  • Such im Feld bei „Gast B“ nach dem Profil, das du zusammenführen möchtest.
  • Wenn du mehrere Profile mit demselben Namen siehst, prüf genau, ob du wirklich die richtigen Gäste zusammenführst – verschiedene Personen können denselben Namen haben.

  • Nachdem du den richtigen Gast bei „Gast B“ ausgewählt hast, legst du fest, welches Profil das Hauptprofil sein soll, und klickst auf „Anwenden“.

  • Wenn das Zusammenführen erfolgreich war, erscheint eine Bestätigungs-Pop-up-Meldung.

  • Die Daten des Hauptprofils bleiben erhalten. Fehlende Felder aus dem anderen Profil werden ergänzt; wenn beide Profile einen Wert haben, wird der Wert aus dem Hauptprofil übernommen.