Gastprofielen

Het gastprofiel bevat alle informatie over de gast, zoals voor- en achternaam, telefoonnummer en adres. Dit is belangrijk voor reserveringen, omdat het systeem gasten herkent op basis van hun gastprofiel.

Een gastprofiel wordt automatisch aangemaakt wanneer je een reservering maakt. Hoe meer gegevens je tijdens het reserveringsproces invult, hoe completer het gastprofiel wordt.

Als u een gastprofiel wilt bekijken zonder een actuele reservering, klik je in de linkerbalk op “Profielen”. Hier zie jeen overzicht van alle profieltypen in Noovy: gasten, bedrijven, gebruikers, groepen en accounts.

Een specifiek profiel vinden

Wanneer je het tabblad Gasten opent, zie je een overzicht van alle gastprofielen. Je kunt deze lijst sorteren door op de kolomtitels te klikken, zoals Naam of Taal; de profielen worden vervolgens gerangschikt op basis van de geselecteerde kolom.

Als je een specifieke gast zoekt, klik je rechtsboven op “Filter” en zoek je op naam.

Boekings,- en Administratieve Informatie

Klik op het oog-icoon helemaal rechts van het gastprofiel dat je wilt bekijken.
In de pop-up die verschijnt, zie je drie tabbladen: Profile, Boekingen en Administratie. In het tabblad Profiel kun je alle beschikbare gastinformatie opslaan en indien gewenst een bestand toevoegen.
In het tabblad Boekingen vind je alle eerdere boekingen die door deze gast zijn gemaakt.
In het tabblad Administratie kun je alle facturen en overige facturatiedocumenten van eerdere reserveringen bekijken.
Rechtsboven in de profiel-pop-up vind je de opties Creditcards en Notities.
In Creditcards kun je de standaardkaart opslaan die de gast voor toekomstige reserveringen wil gebruiken.
In Notities kun je profielgebonden informatie toevoegen, zoals voorkeuren (notities op reserveringsniveau worden niet bewaard).

Profielen samenvoegen

Wanneer een gast met een iets andere naam boekt, wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Om dubbele profielen voor dezelfde gast te voorkomen, kun je deze profielen samenvoegen.

Open de lijst met gastprofielen en klik op de drie puntjes naast het betreffende profiel.
Kies Gasten samenvoegen:
Zoek in het veld bij Gast B naar het profiel dat je wilt samenvoegen:
Als je meerdere profielen met dezelfde naam ziet, controleer dan extra goed of je de juiste gasten samenvoegt, omdat verschillende personen dezelfde naam kunnen hebben.
Nadat je de juiste gast bij Gast B hebt geselecteerd, kies je welk profiel het Hoofdprofiel wordt en klik je op Toepassen:
Er verschijnt een pop-up zodra het samenvoegen is gelukt:
De gegevens van het Hoofdprofiel blijven leidend. Ontbrekende velden uit het andere profiel worden toegevoegd, maar als beide profielen een waarde hebben, wordt die van het Hoofdprofiel behouden.