Verwendung von Buchungsnotizen

Zwei Arten von Notizen

Wir unterscheiden zwei Arten von Notizen:

Anmerkungen: Diese werden während des Buchungsprozesses hinzugefügt, wenn die Buchung über Online-Kanäle erfolgt. Wenn eine Online-Reiseagentur (OTA) Details wie eine virtuelle Kreditkarte (VCC) angibt oder der Gast spezifische Kommentare während der Buchung macht, finden Sie diese unter „Anmerkungen“.

Notizen: Nur für den internen Gebrauch. Hierbei handelt es sich um Kommentare, die notwendig sind, um Missverständnisse zu vermeiden oder spezifische Details zu Zahlungen, Gästenbedürfnissen usw. anzugeben. Gäste können diese Notizen nicht sehen, daher sollten sie stets korrekt und professionell formuliert sein.

Zugriff auf die Notizen-Funktion

Die Notizen-Funktion ist an drei Stellen verfügbar:

1. Über das Notizen-Symbol in der Buchungsliste
2. Über den Buchungs-Pop-up-Bildschirm
3. Über die Buchungsseite/Reservierung selbst

1 - Öffnen der Notizen-Funktion über die Buchungsliste Wählen Sie im Hauptmenü den Reiter „Buchungen“ und klicken Sie auf das Notizen-Symbol hinter der betreffenden Buchung, zu der Sie eine Notiz hinzufügen möchten: Wenn dem Notizen-Symbol eine Zahl zugeordnet ist, wissen Sie, dass bereits eine oder mehrere Notizen vorhanden sind.

2 - Öffnen der Notizen-Funktion im Buchungs-Pop-up-Bildschirm Der Buchungs-Pop-up-Bildschirm kann über die Buchungsliste geöffnet werden, indem Sie auf das Augensymbol hinter den Buchungen klicken: Oder indem Sie auf die betreffende Buchung im Zimmerkalender klicken:

Im Pop-up-Bildschirm befindet sich der Notizen-Bereich in der oberen rechten Ecke.

3 - Öffnen der Notizen-Funktion auf der Buchungsseite/Reservierung selbst Klicken Sie auf „Neu erstellen“, um eine Notiz zu erstellen.

👉 Erstellen einer Notiz: Unabhängig davon, welche der drei oben genannten Optionen Sie verwenden, um auf die Notizen-Funktion zuzugreifen, ist der Prozess zum Erstellen einer Notiz identisch. Folgen Sie den Schritten unten, sobald Sie den Pop-up-Bildschirm erreicht haben, um eine Notiz zu erstellen.

Im Pop-up-Bildschirm, der erscheint, wählen Sie im Feld „Notiz an“ aus, an wen die Notiz gerichtet ist:

• Allgemein – Für alle Systembenutzer sichtbar
• Food and Beverage – Für Küchen-/Bar-/Frühstückspersonal (z. B. Allergien, Ernährungsnotizen)
• Housekeeping – Für das Housekeeping-Team (z. B. Reinigungsanforderungen, zusätzliche Handtücher)

Geben Sie im Abschnitt „Notiz“ die betreffende Nachricht ein.

Falls gewünscht, fügen Sie im Feld „Tag“ einen Tag hinzu – diese sind besonders nützlich, wenn Sie Ihre Notizen später filtern oder organisieren möchten.

💡 TIPP: Lesen Sie unseren Artikel „Wie man Tags verwendet“ für weitere Informationen zu Tags.