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Online Check-in Tool

Schnellerer Check-in – für Gäste und Hoteliers gleichermaßen.

Du kannst den Link zum Online-Check-in schon vor der Anreise per E-Mail an deine Gäste senden – am besten, indem du einen Button in deine Bestätigungsvorlage einbaust. Sobald die Gäste darauf klicken, landen sie direkt auf der Seite für den Online-Check-in.
Vorteile für deine Gäste:
Mit unserem Online-Check-in können Gäste die Registrierung schon vorab in ihrer eigenen Sprache erledigen. Das spart jede Menge Zeit bei der Ankunft.
Gäste können alle Pflichtangaben machen und die Zahlung bereits vor der Anreise abwickeln.
Vorteile für dein Hotel:
Da beim Check-in alle nötigen Daten und Zahlungen bereits vorliegen, spart dein Team bis zu 90 % an Zeit.
  • Wenn Gäste das Online-Check-in-Tool genutzt haben, wird die Buchung automatisch mit einem „Online Check-in“-Label gekennzeichnet:




    Außerdem kannst du das auf dem Meldeschein sehen (unter Mehr – Meldeschein):
    Sobald der Online-Check-in gestartet wurde, kannst du sehen, dass das entsprechende Feld automatisch abgehakt ist.

     

Schau dir dazu unsere Artikel an:
👉 'How to create a new Email Template?'
👉 'How to set up your Online check-in form?'

 

 

1. Sprachauswahl:

  • Beim Aufrufen des Online Check-ins fragt das System nach der Sprachauswahl. Die Sprache des Gastes wird automatisch vorausgewählt, kann aber jederzeit angepasst werden.

  • Der Gast klickt dann auf Erste Schritte, um fortzufahren.

 

 

2. Start des Online Check-in Prozesses:

Im nächsten Schritt werden die Gastdaten aktualisiert. Je nach deiner Konfiguration fragt das System genau die Details ab, die du von deinen Gästen benötigst.

💡 Tipp: In diesem Artikel erfährst du, wie du das Formular anpasst:

👉 „Online-Check-in-Formular einrichten“

  1. Informationen für jeden Gast der jeweiligen Reservierung eingeben.

  2. Akzeptieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

  3. Abgabe einer digitalen Unterschrift.

    • Nutzen Gäste ihr Smartphone, unterschreiben sie einfach mit dem Finger auf dem Display.





 

3. Extras buchen:
  • Falls du für dein Hotel Extras eingerichtet hast, können Gäste diese hier direkt zu ihrer Buchung hinzufügen. Die Proforma wird automatisch um diese Extras ergänzt. Wenn Gäste kein Interesse haben, klicken sie einfach auf Überspringen.
4. Zahlungsoption wählen

  • Bezahlen: Mit dieser Option ist eine sofortige Zahlung per Kreditkarte, iDEAL, PayPal usw. möglich.

    Das System berechnet dabei einen „Non-channel balance“ (Nicht-Channel-Saldo):

    • Dieser beinhaltet nur Beträge, die direkt vom Gast oder der Firma gezahlt wurden.

    • Beträge, die vom Channel/Provider gezahlt wurden (oder unbezahlte Rechnungen mit dem Channel als Rechnungsempfänger), werden hierbei nicht berücksichtigt.

  • *Später Bezahlen: Ermöglicht den Abschluss des Check-ins ohne sofortige Zahlung.

*Unter dem folgenden Link findest du eine detaillierte Anleitung, wie du die Pflichtfelder anpasst und die Option „Später bezahlen“ aktivierst:

👉 „Online-Check-in-Formular einrichten“

 

5. Abschluss des Online Check-ins:

  • Wenn alle Schritte erledigt sind und die Reservierung entweder bezahlt oder „Später bezahlen“ gewählt wurde, wird die Registrierung mit einem Klick auf Erledigt gespeichert.

  • Ein Klick auf Nochmals Einkaufen bringt den Gast zurück zur Extras-Seite, wo er weitere Artikel stöbern und buchen kann, bevor er die Registrierung erneut abschließt.

 

☝️ Bitte beachte: Wenn der Online Check-in nicht oder unvollständig durchgeführt wurde (z. B. fehlende Gastdaten), macht dich das System durch ein Info-Zeichen darauf aufmerksam. 
Dieses Zeichen erscheint sowohl in der Buchungsliste:
als auch auf der Buchungsseite.
 
Dein Rezeptionsteam hat zwei Möglichkeiten, hiermit umzugehen:
Option A: Digitaler Check-in am Counter
  • Fülle die Daten des Gastes während des Check-ins selbst aus, indem du auf Mehr > Meldeschein klickst.
  • Scrolle nach unten und klicke auf Check-In Service, um fortzufahren.. 
     
    Option B: Manuelle Registrierung auf Papier:
    • Drucke zuerst das Registrierungsformular aus und lasse den Gast die Daten handschriftlich ausfüllen und unterschreiben. Du kannst das System später aktualisieren, indem du auf der Buchungsseite Mehr > Meldeschein wählst und über den Button Check-In Service die Daten vom Papierformular überträgst.



      

    Schau dir das Video-Training unten an, um genau zu sehen, was deine Gäste beim Online Check-in erleben (English):

    👉Video Training Online Check In