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Wie erstelle ich eine Rückerstattung?

Hotels müssen Gästen aus verschiedenen Gründen Beträge zurückerstatten, zum Beispiel bei Stornierungen, Überzahlungen oder als Kulanz. Dieser Artikel führt dich durch die Schritte, um diese Rückerstattungen effizient abzuwickeln.

 

In Noovy werden Rückerstattungen für Kredit- oder Debitkarten über die entsprechende Zahlungszeile im Abrechnungsbereich der Buchung verarbeitet. Dabei spielt die ursprüngliche Zahlungsmethode keine Rolle; Rückerstattungen werden immer auf die gleiche Weise durchgeführt.

Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte können auf verschiedene Arten erfolgen:

  • Über den Button „Abrechnen“

  • Über einen Zahlungslink

  • Über eine Terminal-Zahlung

  • Über eine automatisierte Zahlungsregel des Systems

Für Manuelle  Buchungen (Simple Post Payments), die immer über den „Abrechnen“-Button verarbeitet werden, folgst du denselben Schritten.

Bitte beachte, dass Rückerstattungen für Zahlungen, die nicht über das Payment-Gateway getätigt wurden, rein administrativer Natur sind. Diese Einträge dokumentieren die Transaktion lediglich im System, führen aber keine physische Rücküberweisung auf das Konto des Karteninhabers aus!

Wenn du eine Barzahlung zurückgibst, händigst du dem Gast den Betrag einfach direkt vor Ort aus.

 
 
So erstattest du eine Zahlung (ganz oder teilweise) zurück:
 

Befolge diese Schritte, um eine Gutschrift zu erstellen:

  • Öffne die entsprechende Buchung, für die du eine Rückerstattung vornehmen möchtest.

  • Navigiere zum Bereich Abrechnung auf der Reservierungsseite:


  • Zahlungen können als einzelner Posten in der Liste stehen oder direkt mit einem Dokument (z. B. einer Proforma oder Rechnung) verknüpft sein. Klicke auf den Pfeil (>) neben einem Dokument, um die verknüpfte Zahlung anzuzeigen:

  • Bevor du die Erstattung startest, prüfe bitte genau, ob du die korrekte Zahlung ausgewählt hast.

  • Klicke auf die drei Punkte (Mehr Aktionen) am Ende der Zahlungszeile. Ein Pop-up erscheint. Klicke dort auf Erstatten:

 

  • Gib im nächsten Fenster den Betrag und den Grund für die Rückerstattung ein und klicke auf Neue Auszahlung Erstellen :

  • Sobald die Rückerstattung erfolgreich war, bestätigt das System dies durch eine kurze Benachrichtigung. 

    Verarbeitete Rückerstattungen werden zur einfachen Identifizierung als rote Zahlungszeilen angezeigt:

     

⚠️ Achtung:

  • Rückerstattungen können nur auf die ursprünglich verwendete Karte zurückgebucht werden.

  • Versuche bitte nicht, Rückerstattungen auf virtuelle Kreditkarten (VCCs) vorzunehmen, da diese Beträge in der Regel nicht zugestellt werden können.

  • Nach der Bearbeitung erscheint die Gutschrift – je nach Bank des Karteninhabers – innerhalb von 10 Werktagen auf dessen Konto.