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Wie sende ich eine E-Mail-Bestätigung an einen Gast?

Egal, ob ein Gast um eine neue Bestätigung bittet oder eine Begleitperson hinzufügen möchte – du kannst die Buchungsdetails in weniger als einer Minute erneut versenden. Hier erfährst du, wie du deine E-Mail-Kommunikation effizient verwaltest.

 

💡Tipp:

Wir empfehlen dir, Benachrichtigungsregeln einzurichten, um Buchungsbestätigungen zu automatisieren. Dies garantiert deinen Gästen einen reibungslosen Ablauf und macht die Arbeitsabläufe für dein Team effizienter.

Falls du eine Bestätigung manuell senden möchtest, kannst du dies jederzeit tun, indem du die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgst.

 

Für den Versand einer E-Mail-Bestätigung stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung:

  • Aus der Buchungsliste

  • Von der Buchungsseite

  • Von jeder Reservierung im Zimmerkalender

 

 

1. Aus der Buchungsliste



  1. Wähle im Hauptmenü Buchungsliste aus.


  2. Nutze den Filter, um die spezifische Buchung zu finden, für die du eine Bestätigung senden möchtest.
  3. Klicke auf das Symbol für Weitere Aktionen (drei Punkte) direkt neben der Reservierung.
  4. Wähle E-Mail senden aus dem erscheinenden Dropdown-Menü.

  5. Gib im Pop-up-Fenster die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und füge bei Bedarf CC- oder BCC-Adressen hinzu.

  6. Wähle die passende Vorlage aus der Liste aus. 
    (Die verfügbaren Optionen hängen von der Konfiguration deines Hotels ab und davon, welche Briefe für die „manuelle“ Nutzung freigeschaltet sind.)
  7. Abhängig von der Konfiguration der gewählten Vorlage kannst du aus verschiedenen verfügbaren Sprachen wählen.



  8. Bevor du auf Senden klickst, kannst du Bilder oder PDF-Dateien direkt von deinem Computer anhängen.
  9. Sobald du auf Senden klickst, wird die Bestätigung innerhalb weniger Minuten zugestellt.






2. Von der Buchungsseite:

  • Navigiere in der entsprechenden Buchung zu Mehr und wähle E-Mail senden.

 

  • Sobald sich das Pop-up öffnet,  
    folge bitte den Schritten 5–9, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, um den Versand der E-Mail-Bestätigung an deinen Gast abzuschließen.

 

3. Von jeder Reservierung im Zimmerkalender:

  • Navigiere über das Hauptmenü zu Zimmer und klicke einmal auf die Buchung, die du bestätigen möchtest. Klicke dann auf Mehr.

  • Das Buchungs-Pop-up erscheint; klicke dort auf E-Mail senden.

  • Sobald sich das Pop-up öffnet

    folge bitte den Schritten 5–9 aus dem ersten Abschnitt dieses Artikels, um den Versand der E-Mail-Bestätigung an deinen Gast abzuschließen.

 

💡Tipp:

Du kannst die E-Mail-Vorlage ganz einfach anpassen, indem du auf das unten gezeigte Symbol klickst:



 

Ein neues Pop-up-Fenster öffnet sich, in dem die Vorlage und alle verfügbaren Bearbeitungsoptionen angezeigt werden. Wenn du deine Änderungen fertiggestellt hast, klicke auf Senden, um fortzufahren.

☝️Bitte beachte:

Alle vorgenommenen Änderungen gelten nur für die spezifische E-Mail, die du gerade versendest; die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert.