Hoe maak je een Nieuwe Reservering?

1. 1. Bestaand profiel van boeker
      Voor terugkerende boekers (of gasten) klik je op Bestaande Gast om hun profiel te zoeken:
      
      
      
      
      

      ☝️ Let op: De details in Stap 1 horen bij de boeker. Als je hier een profiel selecteert, wordt Stap 3 automatisch ingevuld. Is de boeker niet de verblijvende gast? Dan kun je de gastgegevens later in Stap 3 toevoegen.

   2. Bestaand Bedrijf
      Indien gewenst kies een betsaande Bedrijf Profiel: 
      
      
      
      
      
   3. Verblijfdata
      Selecteer de verblijfsdata in de kalender:
      
      
      
      
      
   4. Nationaliteit
      Kies de nationaliteit:
      
      
      
      
      
      
   5. Aantal gasten en leeftijden
      Selecteer het aantal volwassenen (en hun leeftijd indien bekend):
      
      
      
      
      Bij kinderen kun je ook de leeftijd per kind aangeven:
      
      
      
      
      
      
      
      
   6. Extra kamers toevoegen(optioneel)
      Wil je meer kamers toevoegen? Klik dan op + Extra Kamer Toevoegen:
      
      
      
      
   7. Klik op Tarieven ophalen om door te gaan naar Stap 2
      
      
      
      
      
      
      

STAP 2:

Kamertype en Tariefplan

1. 1. Kies Kamertype en Tariefplan

   2. Boek Kamer
   3. Volgende stap

1. 1. Kies je Kamertype en het gewenste Tariefplan.
      
      
      
      
      
      

      💡Tip:

      Wil je het totaalbedrag inclusief belastingen (zoals toeristenbelasting) zien? Zet dan de schakelaar Belastingen aan.

      

      
           

   2. Boek Kamer
      Klik op Boek
      
      
      
      
      
   3. Volgende stap
      Klik op Volgende om naar stap 3 te gaan:
      
      
      

1. 1. Voeg Bedrijf toe (optioneel)
      
      
      
      
      
      
   2. Opmerkingen versus Notities:
      Notities zijn interne opmerkingen om belangrijke gast- of boekingsinformatie vast te leggen.
      Opmerkingen tonen meestal de reacties vanuit OTA-boekingen (zoals Booking.com). Omdat dit een handmatige invoer is, kun je dit veld leeg laten, tenzij je een boeking migreert vanuit een OTA of een vorig PMS
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
   3. Boeker/Gast details
      Onthoud dat de boeker en de gast niet altijd dezelfde persoon zijn; voeg de gegevens van de verblijvende gasten later toe in stap 3-d.
      📝Notitie:
      

      De velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht. Deze verplichte velden worden bepaald, beheerd en geconfigureerd door je manager.

      
      

   4. Verblijvende Gast details
      Om de verblijvende gasten te identificeren, klik je op het pen-icoon bij 'Groep voor kamertype':
      
      
      
      
      Vul het geslacht, de naam en de leeftijd in voor elke verblijvende gast indien deze niet hetzelfde zijn als de boeker:
      
      
   5. Klik op Volgende om door te gaan naar stap 4.
      
      

Uitleg van de velden:

1. 1. Boekingsreferentie – Dit veld wordt meestal leeg gelaten, omdat het bedoeld is voor het referentienummer van de OTA. Het is vooral handig wanneer je handmatig boekingen importeert uit een vorig PMS, of in het zeldzame geval dat een boeking niet doorkomt door een technisch probleem.

   2. Marktsegment – Categoriseer je boeking door een segment toe te voegen. Lees het artikel 'Hoe maak en beheer je segmenten'.

   3. Prijs aanpassen – Klik op het pen-icoon om de ingestelde prijs voor deze boeking te wijzigen.
      

   4. Extra's – Wanneer er extra items aan het tariefplan zijn gekoppeld, worden deze hier vermeld.
      
      

      Boeker – De naam van de boeker wordt hier weergegeven.

      Specificatie – Het totaalbedrag wordt getoond inclusief en exclusief btw, waarbij elke belastingsoort duidelijk is gespecificeerd.

   5. In- en uitchecktijden – Gebruik dit veld voor interne referentie om tijden aan te geven die buiten de standaarduren vallen.

   6. Korting – Als je gebruikersrol dit toestaat, kun je hier een kortingspercentage invullen.

   7. Totale Prijs - Na eventuele korting te hebben toegewezen
   8. Bevestiging verzenden – Deze optie staat standaard aan om automatisch een bevestiging naar de boeker te sturen zodra er een e-mailadres is ingevoerd. Vink dit uit als je geen bevestiging wilt sturen.
   9. Creditcard toevoegen – Als er creditcardgegevens bekend zijn, voer je ze hier in om de boeking te garanderen.

   10. Bevestigen - De geldende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing.

       Op Aanvraag - De kamer blijft beschikbaar totdat de je de boeking bevestigt. Actie vanuit het hotel is vereist om de kamer toe te wijzen.

       Offerte - De afspraak met de gast wordt gemaakt dat er een voorlopige reservering wordt genoteerd in het systeem, maar deze is niet bevestigd, de status is Offerte. 

       Het systeem zal geen kamer uit de voorraad halen.

       Geef een deadline op voor automatische annulering, zodat  als de boeking niet op tijd wordt bevestigd door de gast, de Offerte automatisch op de deadline wordt verwijderd.
       

       
       

1. Klik in het hoofdmenu op Kamers:
   
   
   
2. Als een boeking buiten je huidige weergave valt, gebruik dan de datumkiezer om de juiste periode te tonen:
   
   
   
   
   
   
3. Selecteer een kamernummer. Voor directe 'walk-in' check-ins kies je een kamer die als 'schoon' gemarkeerd staat:
   
   
   
4. Beweeg je muis over de gewenste aankomstdatum naast een kamernummer. Wanneer het plusje verschijnt, klik je om te selecteren:
   
   
5. Klik op het plusje om het pop-upvenster te openen:
   
   
   
6. Om de boeking te verlengen, klik je op de dubbele pijl en houd je deze vast terwijl je de balk naar de vertrekdatum van de gast sleept:
   
   
   
   
   
7. Klik op het plusje > er verschijnt een keuzemenu:
   

    

   Buiten gebruik (Out of Order)

   Niet beschikbaar (Out of Service)

   Boeking toevoegen
   
   
   
   

    

    

8. - Klik op Boeking toevoegen 
   - Selecteer een Tariefplan
   - Vul naam van de boeker in
   - Bevestigen of kies Offerte (*zie onderstaande notitie 📝voor meer informatie)
   
   
   
   
   
9. De reservering is direct zichtbaar op zowel de Kamerkalender als in de Boekingslijst.