Wanneer een boeking geannuleerd dient te worden in het systeem, zullen annuleringskosten geboekt dienen te worden om de betaling uit te balanceren.
** Let op: Wanneer de boeking is gemaakt via een Online Travel Agent zoals Booking.com en Expedia, dan zal de gast eerst de boeking moeten annuleren via deze platformen.
Wanneer de gast niet is aangekomen/ No Show is, dan zal je de boeking moeten annuleren (direct de dag na aankomstdatum zodat de kamer weer vrij komt voor verkoop).
De stappen om een No Show te annuleren zijn dezelfde als die bij een reguliere annulering, echter vervang je de annuleringskosten met No Show kosten. Het is dan duidelijk gemarkeerd als een No Show.
- Ga naar de boekingspagina van de betreffende boeking.
- Zorg ervoor dat er een (juiste) betaling is voor het bedrag dat geïncasseerd dient te worden.
- Om geen Stadsbelasting/Toeristenbelasting te berekenen (de gast is uiteindelijk niet geweest en hoeft daardoor geen stadsbelasting te betalen) dien je de schakelaar ‘Toeristenbelasting’ AAN te zetten. Hierdoor zal de juiste proforma zonder deze belasting worden gemaakt.
- Ga naar het Administratie gedeelte van de boeking en klik op ‘Zie Billings’.
- In de pop-up pagina die verschijnt schuif je de schakelaar ‘Toeristenbelasting’ naar rechts met de cursor.
- Blijf in dezelfde pop-up pagina en annuleer de originele Proforma:
- Maak een nieuwe (No-Show of Annulerings) Proforma aan door naar Nieuw Document te gaan:
Neem de volgende stappen om een nieuwe Proforma aan te maken:
- Selecteer het document type ‘Proforma’
- Selecteer welke betaler er op deze Proforma moet komen te staan. Dit kan een van de gasten zijn die in de boeking staan vermeld, een bedrijf of zelf een OTA (Online Travel Agent).
- Kies de juiste entiteit
- Kies de betaalwijze waarmee de betaling is/wordt gedaan.
- Vink alle aangevinkte vakjes uit zodat je een nieuwe No Show of Annulerings item aan kan maken
- Zodra alle vakjes zijn uit gevinkt klik op ‘Voeg Een Nieuw Item Toe’, rechtsonder in het beeld
- Een nieuw item zal worden vertoond, verander de ‘Naam’ naar Annuleringskosten, en als het een No show betreft naar No Show kosten.
Belangrijk: Het Type item zal in eerste instantie altijd Kamer zijn. Annuleringskosten en/of No Show kosten vallen onder Kamer kosten, dus dit type moet niet worden aangepast!
Verander het bedrag conform het bevestigde bedrag (Non Refundable boekingen dienen direct betaald te zijn bij het maken van de boeking) , of te betalen bedrag indien de betaling voor welke reden ook nog niet is gemaakt.
- Vink het vakje aan!
- Sla op
- Als laatste: klik op ‘Maak Een Nieuwe Proforma’
- De balans zal nu op ‘0’ moeten staan, want het betaalde bedrag is met de nieuwe Pro Forma uitgebalanceerd:
- Je kan nu de betaling aan de Proforma ‘Hangen’ door op de 3 puntjes achter de betaling te klikken en te kiezen voor ‘Verplaats SO/Faktuur’
- Kies de juiste Proforma
- Het aantal achter Proforma geeft de aantal betalingen aan die aan deze Proforma hangen
- Wanneer je op het V-tje klikt, klap je de betaling (en) uit om deze te bekijken.
- Wanneer alles goed staat (betaler, bedrag, naam item op de Proforma etc.) kan je de Proforma Afronden:
- Nog 1 keer zal worden gevraagd of je zeker weet of je wenst af te ronden:
- Bi Ja krijg je een bevestiging indien het succesvol is
- Nu zal de boeking als laatste geannuleerd dienen te worden. Ga naar ‘Meer’ in de ‘Algemene Informatie’ van de boeking (het eerste veld bovenaan de boekingspagina), verander de Status in Geannuleerd en klik op ‘Opslaan’:
- Soms is het geven van een reden voor de annulering verplicht, zonder deze aan te geven kan je niet opslaan:
De boeking is Geannuleerd wanneer de status dit aangeeft:
