Overslaan naar inhoud
Nederlands
Ga naar www.noovy.com
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Wat te doen met No Show boekingen - Non Refundable?

Wanneer een No Show zich voordoet en de gast heeft je niet laten weten dat hij/zij later arriveert (een of meerdere dagen vertraging), moet de boeking geannuleerd en correct afgehandeld worden. Hierdoor kun je de kamer opnieuw verkopen in plaats van dat deze leeg blijft staan.

 

📝Let op:

Bij no-show boekingen bepaalt het beleid van het hotel of de reservering blijft staan. Maar meestal geldt: als een gast het hotel niet inlicht over een latere aankomst, verspelen ze hun recht op de reservering.

Het hotel zal de boeking dus de dag ná de aankomstdatum moeten annuleren. In zulke gevallen wordt een vergoeding aangerekend, zoals vermeld in de geldende annuleringsvoorwaarden. Meestal betekent dit dat de gast de eerste nacht betaalt; maar bij Non Refundable (niet-terugbetaalbare) boekingen kan de hele periode in rekening gebracht worden. Check de annuleringsvoorwaarden van de betreffende boeking voor de zekerheid.

☝️Controleer waar de boeking gemaakt is:

Voordat je de no-show procedure start, moet je even kijken waar de boeking vandaan komt. Sommige OTA-platforms (Online Reisagenten) willen dat je de reservering in hun extranet als 'No Show' markeert.

Bijvoorbeeld:

Bij Booking.com moet je de reservering in hun extranet als no-show aangeven—dit is belangrijk om te zorgen dat:

  • Er geen klanttevredenheidsonderzoeken worden verstuurd.

  • De commissieafhandeling correct verloopt.


 

De 6 faces die het behandelen van een Non No Show boeking: 

  1. Check betaling
  2. De originele Proforma annuleren
  3. Een nieuwe 'No Show' Proforma aanmaken
  4. De betaling aan de nieuwe Proforma koppelen
  5. Afronden van de Proforma tot Factuur
  6. Annuleer de boeking

 

1. Check betaling:

 

  • Zoek naar de betreffende No Show boeking en zorg ervoor dat er een betaling is voor het (juiste) bedrag:

    JA, de boeking is betaald:
    Controleer of het aangerekende bedrag correct is. Over het algemeen betekent dit dat er geen city tax/ toeristenbelasting in rekening is gebracht. *Als de toeristenbelasting wel is belast, dan heeft de betaler recht op terugbetaling van het te veel betaalde bedrag (*Zie Tip hieronder).

💡Tip:

Wil je meer uitleg over terugbetalingen voor de stadsbelasting?

👉 Zie het artikel voor uitgebreide uitleg:  Hoe maak je een terugbetaling voor City Tax/ Toeristenbelasting bij Pre Paid boekingen?'


  • NEE, er staat nog geen betaling geregistreerd voor de boeking:
    Maak de betaling aan voor het juiste bedrag door de creditcard die in de boeking is vermeld te belasten (dit kan een VCC – Virtual Credit Card van de OTA zijn, of de creditcard van de boeker).

💡Tip:

Om het juiste bedrag te bepalen dat je moet belasten, trek je doorgaans de city tax / toeristenbelasting af van het totaalbedrag op de Proforma, omdat deze belasting meestal buiten de vooruitbetaalde kosten valt.

Om precies te zien welk bedrag je moet incasseren (exclusief toeristenbelasting), kun je het beste eerst de oorspronkelijke Proforma annuleren en vervolgens een nieuwe Proforma aanmaken met de status 'No Show'. Op deze manier wordt de toeristenbelasting automatisch buiten het te innen bedrag gehouden en hoef je het te betalen bedrag niet zelf te berekenen.

*Zie de stappen voor het aanmaken van de nieuwe Proforma in stap 3: 👉'Maak een nieuwe Proforma aan met No Show aangegeven'.

ℹ️Als je twijfelt of de toeristenbelasting is inbegrepen:

Kijk dan de reserveringsvoorwaarden na of check het OTA extranet om het juiste bedrag dat in rekening gebracht moet worden voor de betreffende reservering te bevestigen.

 


 

2. De originele Proforma annuleren:

Zodat je een nieuwe Proforma kunt maken die de No Show aangeeft.

☝️Let op:

  • Boeking is reeds geannuleerd: er is geen actieve Proforma meer:
    • Sla stap 2 over en ga direct doorgaan naar stap 3 👉 'Maak een nieuwe Proforma aan met No Show aangegeven'.
  • De originele Proforma is al afgerond tot Factuur:

 



  • Annuleer de originele Proforma door in 'Zie Billings/ Bekijk Documenten'
    (of via het gedeelte Administratie van de boeking) te klikken op de Meer Actie Knop (de 3 puntjes achter de betreffende proforma) - kies voor Annuleren:



 

  • Klik op OK :





 

3. Een nieuwe No Show Proforma aanmaken:

Met omschrijving 'No Show'.

 

  • Ga in het gedeelte Administratie van de boeking naar Zie Billings/Bekijk Documenten - Nieuw Document:




 

  • Is de city tax/ toeristenbelasting EXCLUSIEF? (in de meeste gevallen wel), lees dan de onderstaande instructies:

🚩 Instructies voor het verwijderen City Tax/ Toersistenbelasting: 

Bij het aanmaken van de nieuwe Proforma voor de No Show-kosten, moet de City tax/ toeristenbelasting over het algemeen uitgesloten worden. De gast is niet geweest en hoeft dus ook deze belasting niet te betalen. 

(*Let op! Er zijn uitzonderingen waarbij de toeristenbelasting wel is inbegrepen, maar dit komt heel zelden voor. Raadpleeg de reserveringsbevestiging, of de betreffende boeking op het extranet van de OTA als je twijfelt.)

  • In het pop up scherm die verschijnt nadat je op Nieuw Document hebt geklikt: Activeer de schakelaar voor 'Toeristenbelasting' vóórdat je een nieuwe Proforma aanmaakt:
  • Schuif je de schakelaar 'Toeristenbelasting' naar rechts:

  • Ga vervolgens verder met het aanmaken van de Proforma. 

 



  • Maak de nieuwe Proforma door in het pop-upvenster voor Nieuw Document de velden in te vullen zoals weergegeven in de afbeelding hieronder:

  1. Type - Document type kies Proforma
  2. Aan - Selecteer de Type Betaler die op deze proforma moet verschijnen (Kanaalnaam/ Gastnaam/ Bedrijfsnaam)
  3. Kanaalnaam/ Gastnaam/ Bedrijfsnaam - Kies de juiste betaler, er kunnen meerdere onder het type betaler bestaan
  4. Betaalwijze - Selecteer de betaalmethode waarmee de betaling wordt/zal worden gedaan
  5. Munteenheid / Valuta - Kies de juiste valuta (indien er meerdere valuta's voor de accommodatie zijn ingesteld)
  6. Tags/Labels - *Nog in ontwikkeling en nog niet actief voor gebruik
  7. Type -  Item type > De aangevinkte vakjes van de originele  Proforma dienen te worden uitgevinkt om een ​​nieuwe Proforma met het No Show-artikel aan te maken:

  8. Nieuw Item Toevoegen - Klik en voeg het No Show item/artikel toe door de naam en het bedrag te wijzigen naar het betaalde/te betalen bedrag.

    (*In dit geval waren twee kamers geboekt en de totale som van twee kamers werd samengevoegd in één Proforma voor de no-show kosten):





 

☝️Opmerking:

Het artikeltype is in eerste instantie altijd 'Room/Kamer'.

No-show kosten en/of annuleringskosten zijn kamerkosten, dus dit itemtype mag niet gewijzigd worden!


 

  • Als laatste: Vink het vakje aan voor het No Show artikel en klik op Maak Een Nieuwe Proforma

 

  • Een tijdelijk bericht verschijnt om aan te geven dat de nieuwe Proforma is aangemaakt: 




☝️Als een betaling nog niet is verwerkt, vergeet dan niet om de creditcard of de VCC (Virtual Credit Card) te belasten voor het bedrag dat wordt weergegeven op de nieuwe No Show Proforma (wat in de meeste gevallen exclusief city tax/ toeristenbelasting zou moeten zijn)

📝Notitie:

Hierna zou het reserveringssaldo nul moeten staan en zouden alle betalingen correct moeten aansluiten op de nieuwe proforma.

 

4. De betaling aan de nieuwe Proforma koppelen

Betalingen die reeds zijn gedaan zullen nu los staan van de Proforma's die je hebt gemaakt en zullen dus aan de nieuwe Proforma gekoppeld moeten worden.

 

  • Klik op de drie puntjes (More Action button) achter de betalingen en selecteer ‘Koppel aan PF/Factuur’:




  • Kies de juiste Proforma en klik op Opslaan:





    Er verschijnt een tijdelijk bericht waarin wordt bevestigd of de actie is geslaagd:

 

5. Afronden van de Proforma tot Factuur:

  • Zodra alle gegevens correct zijn (zoals betaler, bedrag en artikelnaam), kan je de Proforma afronden als factuur door op de knop Meer acties (3 puntjes) achter de Proforma te klikken:





  • Je wordt nog een keer gevraagd of je zeker weet dat u het volgende wilt doen:


    Wanneer de Proforma succesvol is omgezet in een factuur, verschijnt er een tijdelijk bericht:

 

 

6. Annuleer de Boeking: 

Indien de boeking niet al was geannuleerd:

👉 Bekijk het artikel ‘Hoe annuleer ik een boeking? '

 




Hoe No Show boekingen te behandelen in het kort: 

 

    • Wacht op de uiterste aankomsttijd:

      Wacht tot de dag na de geplande aankomstdatum.

    • Controleer de herkomst van de boeking:

      Kijk goed waar de boeking vandaan komt (was het via een OTA, zoals Booking.com, of direct?) en maak de juiste acties.

    • Markeer de boeking in de OTA (indien nodig):

      Als het een OTA-boeking is, ga dan naar hun extranet en markeer de reservering daar als een 'no-show'. Dit zorgt ervoor dat je bijvoorbeeld geen onterechte commissie betaalt.

 

  1. Check betaling:
    Is er reeds een betaling voor de boeking? Zo niet, doe dit alsnog.
  2. De oriiginele Proforma annuleren:
    Indien de boeking een actieve Proforma heeft.
  3. Een nieuwe 'No Show' Proforma aanmaken:
    Waarop de No Show staat aangegeven en waar de city tax/toeristenbelasting niet is vermeld (over het algemeen wordt deze belasting niet betaald als de gast No Sho is).
  4. De betaling aan de nieuwe Proforma koppelen:
    Wanneer er reeds een betaling is zal de betaling aan de nieuwe Proforma gekoppeld meoeten worden.

    Is de boeking  nog niet betaald? 
    Omdat de boeking niet-terugbetaalbaar was, breng je het volledige bedrag van het verblijf in rekening bij de gast. *Om er zeker van te zijn of er andere voorwaarden gelden, check de boeking en de annuleringsvoorwaarden!
  5. Afronden van de Proforma tot Factuur:
    Wanneer alle gegevens op de Proforma kloppen.
  6. Annuleer de boeking:
    Indien dit nog niet automatisch is gedaan door de OTA.