Hoe maak ik een proforma aan?

Proforma's worden aangemaakt zodra de boeking wordt gecreëerd, wanneer je een verblijf verlengt of een extra boeking maakt, etc. Soms moet je echter handmatig een proforma aanmaken, dit artikel legt uit hoe.

• Zoek naar de boeking waarvoor je een proforma wilt maken.
• Ga in de reservering (op de boekingspagina) naar 'Zie Billings':
  
• Er verschijnt een pop-upscherm. Klik op 'Nieuw Document' om een ​​proforma te maken:
  
  
• Er zijn 9 velden om in te vullen
  

1. Er zijn verschillende documenten die je kunt maken, maar aangezien dit artikel jou laat zien hoe u een proforma maakt, kies je Proforma:
   
2. Om te bepalen wie de betaler is, kiest u Gastnaam of (indien van toepassing) Bedrijfsnaam (als er een bedrijf aan de boeking is gekoppeld) of Providernaam (de OTA - Online Travel Agent waar de gast heeft geboekt) .
   Indien de boeking niet is gekoppeld aan een bedrijf, en/of wanneer de boeking geen OTA als Kanaal heeft staan, dan zullen deze twee opties ook niet terug te vinden sijn in de lijst.
   
3. Als er meerdere gasten in de boeking zijn, kun je kiezen welke gast als betaler op de proforma/factuur moet worden gemarkeerd. Dit is ook wanneer (in zeldzame gevallen) er meer dan één bedrijf/onderneming aan de boeking is gekoppeld:
   
4. Afhankelijk van de beschikbare betaalmethoden (die geconfigureerd zijn in het systeem van uw hotel), kies je de juiste. 
   Als je nog niet weet welke betaalmethode de gast moet gebruiken, kun je een van de twee kiezen. Het systeem zal de betaalmethode automatisch aanpassen in de proforma nadat de betaling is verwerkt.
   
5. Over het algemeen is er slechts één valuta, meestal de valuta van het land waar het hotel zich bevindt. Als het hotel meer dan één valuta heeft geconfigureerd (in zeldzame gevallen), krijg je in dit veld de optie om uit te kiezen. 
   In dit geval is alleen de euro geconfigureerd.
   
6. Deze functie is nog in ontwikkeling.
7. Afhankelijk van welke items je op de nieuwe proforma wilt, kun je  hier kiezen wat dit moet zijn.
   
   De oorspronkelijke items die al op de bestaande proforma(a) stonden, zullen zijn aangevinkt, vink deze uit als ze niet gewenst zijn op de nieuwe proforma.
   
   Mocht je echter een nieuwe proforma voor alle items moeten aanmaken (in geval dat alle oorspronkelijke proforma(s) is/zijn verwijderd), dan laat je ze aangevinkt.
   In het voorbeeld van de schermafbeelding zijn er bestaande proforma's voor de verschillende items welke allemaal standaard zullen zijn aangevinkt :
   
   De items die niet gewenst op een nieuwe proforma moeten worden uitgevinkt:
   
   
8. Om een ​​nieuw item aan de lijst toe te voegen, om een ​​proforma voor het betreffende item te maken, klik je op 'Voeg een Nieuw Item Toe':
   
   
   Er wordt een nieuwe regel aan de itemlijst toegevoegd. Klik op het kleine pijltje op het tabblad Itemtype:
   
   
   De Type items waaruit je kunt kiezen, worden weergegeven. Klik op het gewenste item:
   
   
   
   Zeg dat je Parkeren kiest, verander daarna de Naam, bepaal het van toepassing zijnde bedrag en verander de hoeveelheid als het meer dan 1 is:
   
   
   
   
   Verander bijvoorbeeld de naam en de prijs:
   
   
   
   
9. Klik op 'Opslaan' en 'Maak Nieuw Document'. Let wel, het toegevoegde item moet zijn aangevinkt, dit doe je NA Opslaan:
   
   
   
   

• Er is een nieuwe proforma aangemaakt.
  
  In het screenshot is de handmatig aangemaakte proforma te zien als het enige actieve document in de reservering. Dit betekent dat de originele documenten op een eerder moment zijn verwijderd. Klik op 'Zie Billings' om de geannuleerde documenten te bekijken:

• In het pop-upscherm dat volgt, kun je de handmatig gemaakte proforma's die als enige actief is zien, almede de eerder geannuleerde documenten (alleen wanneer je op het oog symbooltje klikt):