Hoe maak je een nieuwe reservering?

Er zijn twee locaties in het systeem om een handmatige boeking te maken:

Via de Nieuwe Boeking functie
Via de Kamerkalender

1. Een boeking maken via "Nieuwe boeking"

Waar je je ook in het systeem bevindt, je kunt altijd snel een nieuwe boeking starten via de knop Nieuwe boeking knop linksboven in het scherm:

Er zijn 4 stappen nodig om de boeking te voltooien:

STAP 1:

Als de boeking betrekking heeft op een terugkerende gast (of een boeker die al eerder geboekt heeft), klik dan op de knop Bestaande gast om naar zijn/haar profiel te zoeken:

☝️Weetje:

De informatie die je in stap 1 invoert, is van toepassing op de boeker. Als je in deze stap het profiel van de boeker selecteert, worden deze gegevens automatisch ingevuld in stap 3.

Je kan ook informatie invoeren voor de gasten die in het hotel verblijven, dit kunnen andere gasten zijn dan de boeker.

Indien gewenst, voeg een bestaand bedrijf toe:

Selecteer de verblijfsdata in het veld Datumbereik:
Selecteer de nationaliteit van de gast:

Selecteer het aantal volwassenen en (indien bekend) hun leeftijd:

Bij het selecteren van het aantal kinderen kan je hun leeftijd selecteren:
Je kunt ervoor kiezen om meerdere kamers aan de reservering toe te voegen door op + Extra Kamer toevoegen te klikken:

💡Tip:

Als het hotel volgeboekt is, en je gebruikersrechten overboeking toestaan, kan je de optie 'Beschikbaarheid negeren' inschakelen om op elk moment een nieuwe reservering te maken:

Wanneer alles is geselecteerd, klik je op Tarieven ophalen:

STAP 2:

Selecteer het kamertype door het tariefplan in dat kamertype te selecteren:

💡Tip:

Om het totaal bedrag inclusief belastingen, zoals toeristenbelasting, te bekijken, schakel je eenvoudig de schakelaar 'Belastingen' in:

Klik op Boek om verder te gaan:

Klik op Volgende om naar stap 3 te gaan:

STEP 3:

Vul alle beschikbare gegevens in voor de boeker. *Let op: de boeker is niet altijd dezelfde persoon als de verblijvende gast:

📝Let op:

De velden gemarkeerd met een rode asterisk (*) zijn verplicht. De verplichte velden worden bepaald en beheerd door je manager.

Om de verblijvende gasten te identificeren, klik je op het pen-icoon in de Groep voor ... (kamertype):
Vul het geslacht, naam en leeftijd in voor elke gast die verblijft, als deze niet hetzelfde zijn als die van de boeker:

STAP 4:

Controleer en bevestig.

Velden uitgelegd:

Boeingsreferentie - Dit veld wordt meestal leeg gelaten, omdat het bedoeld is voor het OTA-referentienummer dat aan een boeking is gekoppeld. Dit is vooral handig bij het handmatig importeren van boekingen vanuit een eerder PMS, of in het zeldzame geval dat een boeking niet wordt overgedragen vanwege een technisch probleem.
Marktsegment - Categoriseer de boeking door indien gewenst een segment toe te voegen. Lees het artikel 'Segmenten aanmaken en beheren'.
Prijs bewerken - Om de ingestelde prijs voor deze boeking aan te passen, klik je op het pen-icoontje waardoor er een pop up scherm verschijnt:
Extra's - Wanneer er extra items aan het tariefplan zijn gekoppeld, worden deze in dit veld vermeld.
Boeker - De naam van de boeker wordt hier vermeld.
Specificatie - Het totale bedrag wordt weergegeven met en zonder belastingen, waarbij elke belasting duidelijk per type is gespecificeerd.
In- en uitchecktijden - Gebruik dit veld ter interne referentie om tijden aan te geven die buiten de standaard in- en uitchecktijden vallen.
Korting - Indien toegestaan door uw gebruikersrol, kunt u in dit veld een korting op basis van een percentage toepassen.
Melding verzenden - Standaard is deze optie ingeschakeld om automatisch een bevestiging naar de boeker te sturen indien er ook een e-mailadres is opgegeven. Vink dit vakje uit als u geen bevestiging wilt verzenden.
Creditcard toevoegen - Als er creditcardgegevens beschikbaar zijn, voer deze dan hier in om de boeking te garanderen.
Bevestigen - Je kunt kiezen uit de volgende opties:

Bevestigen
Op aanvraag: (Wanneer een 'Op aanvraag'-boeking wordt aangemaakt, blijft de kamer beschikbaar totdat deze door de accommodatie is bevestigd. Bevestiging van het hotel is vereist om de reservering te garanderen en ervoor te zorgen dat de kamer correct wordt toegewezen.)
Offerte (Geef een deadline op voor automatische annulering als de boeking niet wordt bevestigd):

💡 TIP:

Je kunt op elk moment tijdens het boekingsproces eenvoudig teruggaan naar een vorige stap voordat je de reservering bevestigt. Klik gewoon op de stap die je wilt herhalen.

2. Maak een reservering via de KAMERKALENDER:

Veel receptionisten geven er de voorkeur aan om reserveringen rechtstreeks vanuit de Kamerkalender te beheren. Het systeem bied je daarom de flexibiliteit om ook vanuit deze weergave een reservering te maken:

Klik in het hoofdmenu op Kamers:
Als de reservering in een periode valt dat verder in de toekomst ligt dan pas je de periode aan in de kamerkalender met behulp van de datumbereikbalk. Er verschijnt een kalender waarin je de gewenste periode kunt selecteren:
Kies het kamernummer waarvoor je een reservering wilt maken. (Kies een kamer die klaar is om te betrekken (schoon) als je een walk-in gast meteen wilt inchecken.):

Klik eenmaal op de datum naast het kamernummer van voorkeur om een pop-upvenster te openen:

Om de boekingsperiode te verlengen, klik je op de dubbele pijl, houd de muisknop ingedrukt en sleep de balk naar rechts totdat je de vertrekdatum van de boeking bereikt:

Klik op de + en er verschijnt een dropdownmenu:

OOO - Buiten gebruik
OOS - Buiten Service
Nieuwe Boeking
Klik op Nieuwe Boeking om een pop-upvenster te openen waarin je het gewenste tariefplan kunt kiezen en de naam van de boeker kunt invoeren:

.
Klik op Bevestigen en de reservering wordt direct toegevoegd aan de kamerkalender onder het geselecteerde kamertype en kamernummer voor de opgegeven verblijfsdata. De boeking is ook te zien in de boekingslijst: