Leer hoe je taken aanmaakt, toewijst en beheert om de dagelijkse werking vlot te laten verlopen en duidelijke communicatie binnen het team te waarborgen. Zo houd je overzicht over deadlines en zorg je dat geen enkele taak wordt vergeten.
De Takenfunctie is toegankelijk vanaf twee locaties:
- Vanuit het Taakmenu.
- Via de boekingspagina van een reservering.
- Vanuit het Taakmenu - Klik in het hoofdmenu van het systeem op Taken:
Klik op +Nieuwe Taak in de linkerbovenhoek nadat je het Taakmenu hebt geopend.
- Via de boekingspagina van een reservering -
Klik op de Taken knop in de rechterbovenhoek van een boeking:
Gevolgd door te klikken op Nieuwe Taak toevoegen
Beide opties openen de pop-up voor het maken van taken.
Het proces is identiek, ongeacht de route die je neemt; het enige verschil is dat wanneer je een taak start vanaf de boekingspagina, het boekingsnummer al is ingevuld in het formulier:
- Naam - Geef de taak een duidelijke en beknopte titel.
- Prioriteit - Stel het urgentieniveau in (bijv. laag, gemiddeld of hoog).
- Beschrijving - Voeg indien gewenst een korte beschrijving toe. (optioneel)
- Toegewezen aan boeking - Al vooraf ingevuld in de taakmaker voor de boekingspagina.
- Kamer - Als er meerdere kamers in één reservering zijn geboekt, kan je kiezen voor welke kamer de taak van toepassing is.
- Datumbereik - Geef aan wanneer de taak moet worden voltooid door de exacte datum en tijd in te stellen of een tijdsbestek als de taak voor een specifieke datum moet worden voltooid.
- Toegewezen aan werknemers - Wijs de medewerker of meerdere medewerkers toe die deze taak moeten uitvoeren.
- Toegewezen aan een groep - Wijs de taak toe aan een groep.
- Selecteer Bestand - Voeg indien relevant bestanden toe aan de taak, zoals afbeeldingen, documenten of instructies. (optioneel)
Tot slot:
Klik op Opslaan om de taak die je hebt gemaakt af te ronden en op te slaan.
💡Tip:
In het taken menu kan je de taken bekijken die jij hebt gemaakt of welke taken voor jouw zijn gemaakt als je de schakelaar omzet:
'Door mij' (alle taken die jij hebt gemaakt):
'Voor mij' (wanneer een taak voor jouw is aangemaakt door een andere gebruiker, of als je een taak aan jezelf hebt toegewezen):
