Deze handleiding biedt stapsgewijze instructies voor het innen van betalingen en versturen van facturen met Noovy. Deze stappen helpen het factureringsproces te stroomlijnen en zorgen ervoor dat uw hotelboekingen tijdig worden betaald.
- Boekingen openen
- Zoek en open de specifieke boeking waarvoor je een betaling wilt innen.
- Ga naar het Administratiegedeelte
- Scroll naar het onderste gedeelte van het boekingsoverzicht.
- Hier vind je het Betaalgedeelte, waar alle betalingsinformatie van de boeking wordt weergegeven.
- Controleer de Proforma
- Controleer of er automatisch een Proforma is aangemaakt voor de boeking.
- Bekijk de Proforma en controleer of alle details (zoals bedragen, diensten en gastinformatie) kloppen.
- Betaling innen
Je kunt een betaling innen in Noovy door op de knop ‘Betalen’ te klikken in het Betaalgedeelte. Er verschijnen dan vier hoofdmethodes om een betaling te verwerken:
-
- Betaalgateway
- Toont opgeslagen creditcards die aan de boeking zijn gekoppeld.
- Je kunt ervoor kiezen om direct via de opgeslagen kaart een bedrag te innen of een reservering te plaatsen.
- Betaallink
- Verstuur een Betaallink naar de gast via e-mail voor een veilige online betaling. Noovy heeft hiervoor een standaardtemplate klaargezet. Liever iets persoonlijks? Dan kun je ook je eigen template maken.
- Terminalbetaling
- Verwerk de betaling via een fysieke betaalterminal bij de receptie.
- Handmatig
- Opent een paneel aan de rechterkant waarin je een betaling handmatig kunt registreren.
- Deze methode wordt meestal gebruikt voor contante betalingen, maar je kunt hier ook alle andere betaalopties van jouw hotel selecteren.
- Geef aan:
- Betalingstype (Betaling of Terugbetaling)
- Omslagreferentie de juiste Proforma uit het Betaalgedeelte
- Totaal (kan aangepast worden)
- Betaalwijze (bijv. Eenvoedige Post of Payment Gateway)
-
Munteenheid en eventuele relevante tags
- Betaalgateway
- Kopppel de Betaling aan de Proforma
- Zodra de betaling succesvol is, koppelt Noovy deze automatisch aan de juiste Proforma uit het betalingsproces.
- Controleer of de betaling correct zichtbaar is in het Betaalgedeelte.
- Finaliseer en Verstuur de Factuur
- Zoek de Proforma op die aan de betaling is gekoppeld in het Betaalgedeelte.
- Klik op de drie puntjes rechts van de Proforma en kies ‘Afronden’.
- De Proforma wordt dan automatisch omgezet in een Factuur.
- Factuur printen
- Klik op het printericoon om de factuur als PDF te openen in een nieuw venster.
- Of klik op het oogicoon om de factuur te bekijken en van daaruit te printen.
- Factuur via e-mail verzenden
- Klik op het oogicoon om de factuur te openen.
- Gebruik vervolgens de verzendoptie rechtsboven in het scherm.
- Het standaard e-mailadres van de gast wordt automatisch ingevuld (indien beschikbaar). Is dit veld leeg? Dan kun je handmatig het juiste e-mailadres invoeren.