Wanneer je extra's eilt toevoegen aan de rekening van een gast, zoals parkeren, tickets of kosten voor een extra bed, dan is dit eenvoudig te doen in Noovy.
Extra's (ook wel producten of items genaamd) kan je vinden in Settings - Producten.
Producten zullen worden aangemaakt bij het opzetten van het Noovy account voor het hotel. De hotelmanager kan nadien meer producten aanmaken. Indien dit gebeurd zal er rekening gehouden moeten worden in welk belastingroep dit product behoord. Dit is een belangrijk gegeven en zal in acht genomen moeten worden daar het serieuze consequenties met zich meebrengt wanneer dit niet juist gebeurt. Check het volgende artikel 'Hoe maak je nieuwe producten aan? ' of contacteer het Noovy Support Team wanneer je twijfelt.
De volgende stappen voor het toevoegen van extra's zullen genomen moeten worden:
- Zoek de boeking waaraan je de extra's wenst toe te voegen.
- Open de boeking.
- Ga naar het financiële gedeelte (administratie) van de boeking en klik op 'Extra's toevoegen ' :
- Een pop-up scherm zal worden geopend:
a) Vind hier het product dat je wenst te te voegen an de rekening van de boeking.
(⚠️Wanneer het product er niet tussen staat check dan de spelling of gebruik synoniemen, het product kan anders zijn genaamd dan je denkt. Wanneer het product alsnog niet gevonden wordt kan het zijn dat deze nog niet is aangemaakt. Raadpleeg je manager in dit geval.)
b) Het aantal van dit product dat je wenst toe te voegen aan de rekeining.
c) Hier kan de prijs van het product worden gewijzigd indien nodig.
d) Wanneer er meerdere gasten in de boeking staan kan je kiezen welke ervan als betaler wordt gekenmerkt op de Proforma. Kies de juiste betaler in dit veld.
e) Wanneer de huidige datum niet de datum is waarop het product wordt 'gebruikt' kan je deze hier aanpassen. Het product zal aan de reeds aanwezige en actieve Proforma worden toegevoegd wanneer de 'Onderhoudsdatum' binnen het verblijf valt. Is dit niet het geval, dan zal het systeem automatisch een nieuwe Proforma aanmaken.
Wanneer de verblijfsdatum in het verleden ligt zal je HANDMATIG een Proforma dienen aan te maken!
f) De standaard munteenheid zal de munteenheid zijn van het land waar het hotel zich bevind. Dit zal je niet kunnen evranderen, mits dit is opgezet bij het aanmaken van het Noovy account en het hotel een tweede munteenheid hanteerd.
g) Specifieke beschrijvingen kunnen worden toegevoegd. Dit zullen interne beschrijvingen zijn en zullen niet worden weergegeven op de factuur.
Om de beschrijving te zien ga je naar 'Zie Extra's' in het administratie gedeelte van de betreffende boekings pagina.
- Klik op 'Opslaan' wanneer je alle velden juist hebt ingevoerd:
Wanneer alles juist is uitgevoerd zal de extra zijn toegevoegd aan de rekening van de gast: