Hoe voeg ik extra's toe aan een boeking?

Producten (ook wel Extra's of Artikelen genoemd) worden aangemaakt wanneer het account voor het hotel wordt opgesteld via Instellingen - Producten:

Je kunt later desgewenst meer producten toevoegen. Houd er in dat geval rekening mee dat de producten aan een specifieke belastinggroep moeten worden gekoppeld. Dit belangrijke aspect mag niet over het hoofd worden gezien en kan ernstige gevolgen hebben als het niet goed wordt uitgevoerd.

Bekijk het artikel 'Hoe maak je nieuwe producten aan?' of neem contact op met uw accountmanager/support als je twijfelt over de werkwijze.

In de boekingspagina naar het gedeelte Administratie en klik op Extra's toevoegen:

Een pop-up scherm zal worden geopend:

Alle velden uitgelegd:

a) Product - Vind hier het product dat je wenst te te voegen aan de rekening van de boeking.

👉Wanneer het product niet in de lijst staat check dan de spelling of gebruik synoniemen, het product kan anders zijn genaamd dan je denkt.

Wanneer het product alsnog niet gevonden wordt kan het zijn dat deze nog niet is aangemaakt. Raadpleeg je manager in dit geval.

b) Aantal - Het aantal van dit product dat je wenst toe te voegen aan de rekening.

c) Prijs - De prijs van het product is vooraf ingesteld maar kan worden gewijzigd indien nodig.

d) Voeg toe aan de balans/saldo van - Indien er meerdere gasten zijn, selecteer je in dit veld de juiste betaler.

e) Service/afnamedatum - Als de servicedatum (afnamedatum) verschilt van de huidige datum, kan je deze in dit veld bijwerken.

📝Notitie:

Het product wordt alleen aan de actieve proforma toegevoegd als de servicedatum binnen de verblijfsdata van de boeking valt. Anders wordt er een nieuwe proforma aangemaakt.

Als de verblijfsdatum van een boeking in de toekomst ligt, wordt het product toegevoegd aan de actieve bestaande proforma.

Als de verblijfsdatum in het verleden ligt en je nog steeds een extra/product toevoegt, moet je HANDMATIG een proforma aanmaken.

Zie artikel "Hoe maak ik een proforma aan?"

f) Munteenheid/Valuta - De standaard valuta is gelijk aan de valuta van het land waarin het hotel gevestigd is. Indien er meerderevaluta's zijn ingesteld kies dan de juiste.

g) Beschrijving - Voeg eventuele specifieke interne opmerkingen of notities toe die relevant zijn voor dit product. Deze notities zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik en verschijnen niet op de gastfactuur.

Om de beschrijving te zien ga je naar 'Zie Extra's' in het Administratie gedeelte van de betreffende boekings pagina.

Klik op 'Opslaan' wanneer je alle velden juist hebt ingevoerd:

Klik op 'Opslaan' wanneer je alle velden juist hebt ingevoerd, e extra's zullen zijn toegevoegd zoals wordt bevestugd in een tijdelijke notificatie:

Hoe voeg ik extra's toe aan een boeking?

Het toevoegen van extra items aan een boeking, zoals parkeerkosten, tickets of kosten voor een extra bed, is eenvoudig vanuit jouw PMS. Lees in dit artikel hoe je dit doet.