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Warum muss ich Proformas abschließen?
☝️ *Wenn deine Hoteleinstellungen so konfiguriert sind, dass Proformas nach Zahlungseingang automatisch geschlossen werden, ist dieser Artikel für dich nicht relevant.
Proformas sind vorläufige Dokumente, die einer finalen Rechnung vorausgehen. Sie zeigen die voraussichtlichen Kosten an, bevor die endgültige Rechnungsstellung erfolgt. Da sie noch nicht abgeschlossen sind, können sie angepasst werden, wenn sich Buchungsdetails, Leistungen oder Preise ändern. Sobald alle Angaben bestätigt sind, kann die Proforma in eine endgültige Rechnung umgewandelt werden.
Bitte beachte, dass Proformas keine Auswirkungen auf die Umsatz- oder Steuerberichterstattung haben. Deshalb ist es wichtig, sie so bald wie möglich nach Zahlungseingang zab zu schließen, idealerweise direkt nach dem Check-out oder unmittelbar nach der Bearbeitung einer Spätstornierung oder eines No-Shows.
Die Schritte
- Öffne auf der Buchungsseite den Bereich Abrechnung und prüfe, ob bereits eine Zahlung eingegangen ist:
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Falls noch keine Zahlung eingegangen ist, hole das bitte zuerst nach.
Wenn deine Hoteleinstellungen so konfiguriert sind, dass unbezahlte Proformas nicht abgeschlossen werden können, erhältst du beim Klick auf Check-out automatisch einen Hinweis. So wirst du daran erinnert, die Zahlung noch einmal zu prüfen und gegebenenfalls zuerst zu begleichen:
- Sobald die Proforma bezahlt wurde, kannst du sie ganz einfach finalisieren.
Klicke dazu auf den Button Mehr Aktionen (drei Punkten) neben dem Dokument und wähle Abschließen aus:
- Es öffnet sich nun ein Pop-up, in dem du gefragt wirst, ob du die Proforma wirklich abschließen möchtest. Klicke auf Ja:
- Deine Proforma wurde jetzt abgeschlossen und in eine Rechnung umgewandelt:
- Du kannst jetzt mit dem Check-out fortfahren.