![Noovys Logo-02-1.png]](https://help.noovy.com/hs-fs/hubfs/Noovys%20Logo-02-1.png?height=40&name=Noovys%20Logo-02-1.png){kind=small}
Waarom moet je proforma’s afsluiten?
☝️ Heb je je hotelinstellingen zo ingesteld dat proforma’s automatisch worden afgesloten bij betaling? Dan kun je dit artikel overspringen.
Proforma’s zijn voorlopige documenten die voorafgaan aan de definitieve factuur. Ze tonen de verwachte kosten voordat de officiële facturatie plaatsvindt. Omdat ze nog niet definitief zijn afgesloten, kun je ze nog aanpassen wanneer boekingsgegevens, diensten of prijzen veranderen. Zodra alle gegevens zijn bevestigd, kan de proforma worden omgezet in een definitieve factuur.
Let op:
Proforma’s hebben geen invloed op de omzet- of belastingrapportage. Daarom is het belangrijk om ze zo snel mogelijk na ontvangst van de betaling af te sluiten, bij voorkeur direct na het uitchecken of meteen na het verwerken van een late annulering of no-show.
De stappen
- Ga naar de sectie Administratie op de boekingspagine en controleer of de betaling al is ontvangen:
-
Als er nog geen betaling is ontvangen, doe dat dan eerst.
Als je hotelinstellingen zo zijn ingesteld dat onbetaalde proforma’s niet kunnen worden afgesloten, krijg je automatisch een melding zodra je op Check-out klikt. Zo word je eraan herinnerd om de betaling nog even te controleren en deze, indien nodig, eerst af te ronden:
- Zodra de proforma is betaald, kun je die eenvoudig afsluiten. Klik hiervoor op de knop Meer acties met de drie puntjes naast het document en kies Afronden:
- Er verschijnt nu een pop-up waarin je wordt gevraagd of je de proforma echt wilt afronden. Klik op Ja:
- Je proforma is nu afgesloten en omgezet in een factuur:
- Je kunt nu doorgaan met het uitchecken, of afronden van de boeking .