Wie du dein Online Check-in Formular einrichtest

Noovy Online Check-in im Überblick

Der Noovy Online Check-in ist ein digitales Registrierungs-Tool, das deine Gäste bereits vor ihrer Ankunft im Hotel nutzen können. Er lässt sich nahtlos in deine Bestätigungs- oder Pre-Arrival-E-Mails integrieren; erstelle einfach einen Button, auf den die Gäste klicken können, um ihre Registrierung abzuschließen. Alle Details werden automatisch mit der entsprechenden Reservierung synchronisiert und sind auf dem Registrierungsformular sichtbar.

Außerdem haben die Gäste die Möglichkeit, ihren Aufenthalt sofort zu bezahlen. Sollten sie sich für eine spätere Zahlung entscheiden, kannst du das System so konfigurieren, dass ihre Kreditkarte automatisch autorisiert wird.

💡 Tipp:

Weitere Informationen zum Online Check-in findest du in unserem Artikel:

Online Check-In

Was ist der Zweck des Online Check-in Formulars?

Wir empfehlen dir, das Online Check-in Formular an die Anforderungen deines Hotels anzupassen, um sicherzustellen, dass die Gäste alle notwendigen Details angeben. Du kannst dies in deinen Noovy-Hoteleinstellungen konfigurieren: Hauptmenü > Einstellungen > Hotel:

Beispiel:

Der Screenshot unten zeigt, was die Gäste sehen, wenn sie mit dem Online Check-in/Registrierungsprozess begonnen haben.

Wie du feststellen wirst, sind nicht alle Felder mit einem Sternchen (*) markiert; dieses spezielle Hotel wurde mit nur wenigen Pflichtfeldern konfiguriert.

Du hast die Wahl, bestimmte Felder ganz auszublenden oder sie für die Gäste sichtbar zu lassen, damit sie diese nach eigenem Ermessen ausfüllen können.

In den Hoteleinstellungen findest du die „Gastdateneinstellung“. Die Konfiguration des Registrierungskartes (Meldescheins) wird im Online Check-in Formular gespiegelt, sodass in beiden Dokumenten die gleichen Informationen abgefragt werden.

(Das Dropdown-Menü „Neue Buchung“ dient dazu, festzulegen, welche Felder ausgeblendet oder sichtbar sind und – was noch wichtiger ist – welche Felder für Noovy-Nutzer beim Erstellen einer neuen Reservierung obligatorisch sind.)

Da du nun mit den Grundlagen vertraut bist, ist es an der Zeit, sie in die Praxis umzusetzen. 🙂

Folge den unten stehenden Schritten, um das Online Check-in Formular nach deinen Wünschen anzupassen:

Einrichtung der Gastdateneinstellung:

Navigiere zu deinen Hoteleinstellungen über das Hauptmenü > Hotel und klicke auf das „Auge“-Symbol, um diese zu öffnen.

Wähle Einstellungen aus den Optionen und suche den Abschnitt Gastdaten-Einstellungen:

Um das Online Check-in Formular zu konfigurieren, öffne die Dropdown-Menüs für die Registrierungskarte Felder :
Das Dropdown-Menü erklärt:
Anzeigen oder Ausblenden: Diese Einstellung bestimmt, ob das Feld für deine Gäste sichtbar ist.
Obligatorischer alle Gäste: Legt das Feld als zwingende Voraussetzung für jeden Gast in der Buchung fest.
Obligatorischer Hauptgast, Andere Gäste anzeigen: Macht das Feld für den Hauptgast zur Pflicht, während es für andere als optionales Feld angezeigt wird.
Obligatorischer Hauptgast, versteckte Andere Gäste : Erfordert diese Information nur vom Hauptgast; für alle anderen Gäste bleibt das Feld verborgen.
Hauptgast anzeigen, Andere ausblenden: Zeigt das Feld dem Hauptgast als optionales Element an, verbirgt es jedoch für alle anderen Gäste komplett.

Bezahlen oder Später Bezahlen

Standardmäßig ist der Button „Bezahlen“ aktiviert.

Die Option „Später Bezahlen“ wird standardmäßig für alle Buchungen angezeigt. Dies ermöglicht es den Gästen, ihre Reservierung erst bei der Ankunft in der Unterkunft zu begleichen.

Es ist möglich, die Option „Später bezahlen“ für nicht erstattungsfähige Buchungen zu deaktivieren. Diese Konfiguration wird in einem separaten Bereich der Hoteleinstellungen verwaltet, dem Tab Meldeschein:

Gehe in den Hoteleinstellungen zum Tab Meldeschein:

Scrolle ganz nach unten und aktiviere den Schalter bei „Später bezahlen“ Stornierungsbedingungen.
Du kannst eine Kreditkartenautorisierung verlangen, sobald ein Gast „Später bezahlen“ auswählt, um sicherzustellen, dass alle Buchungen vollständig garantiert sind.
Um dies zu aktivieren, schalte einfach den Regler bei „Kartenautorisierung nach Später bezahlen“ ein.

⚠️ Prüfung fehlgeschlagener Autorisierungsversuche

Wenn die Option Kartenautorisierung nach Später bezahlen ausgewählt ist, autorisiert das System automatisch die hinterlegte Kreditkarte über das Payment Gateway, um die Reservierung abzusichern. Wenn du diese Funktion nutzt, überwache bitte alle fehlgeschlagenen Autorisierungsversuche.

Sollte eine Garantie fehlschlagen, musst du den Gast kontaktieren, um die Zahlung oder eine gültige Autorisierung sicherzustellen. Ohne eine bestätigte Garantie sollte die Buchung storniert werden, um das Risiko von Umsatzeinbußen zu mindern. *Dies ist zwar das Standardverfahren für die meisten Hotels, die Anforderungen können jedoch je nach individueller Hotelrichtlinie variieren.

So filterst du fehlgeschlagene Autorisierungen:

Navigiere zu Einstellungen > Zahlungsregeln > Protokolle. Nutze den Filter oben rechts und gib die folgenden Kriterien ein:

Creation Date (Wähle den Zeitraum aus, für den du fehlgeschlagene Autorisierungen sehen möchtest)
Zahlungsmethode (Autoriseren)
Status (Fehlgeschlagen):

Du kannst auf die Buchungsnummer klicken, um sofort aktiv zu werden. So kannst du die Kontaktdaten des Gastes einsehen oder die Daten zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportieren.