Hoe stel ik mijn Online Check-in Formulier in?

Noovy Online Check-in in het kort

De Noovy Online Check-in is een digitale registratietool die gasten al vóór hun aankomst in het hotel kunnen gebruiken. Je kunt dit naadloos integreren in je bevestigings- of pre-arrival e-mails; voeg simpelweg een knop toe waar gasten op kunnen klikken om hun registratie te voltooien. Alle gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met de betreffende reservering en zijn direct zichtbaar op het registratieformulier.

Bovendien hebben gasten de mogelijkheid om hun verblijf direct te betalen. Mochten ze ervoor kiezen om later te betalen, dan kun je het systeem zo configureren dat hun creditcard automatisch wordt geautoriseerd.

💡Tip:

Voor meer over deze tool bezoek ons artikel: Online Check-In

Wat is het doel van het instellen van het Online Check-in formulier?

We adviseren je om het Online Check-in formulier aan te passen aan de specifieke behoeften van jouw hotel, zodat gasten alle benodigde gegevens aanleveren.

Je kunt dit configureren binnen de Noovy Hotelinstellingen via: Hoofdmenu > Instellingen > Hotel.

Voorbeeld:

Het onderstaande screenshot laat zien wat gasten zien zodra ze aan het Online Check-in/registratieproces beginnen. Zoals je zult merken, zijn niet alle velden gemarkeerd met een asterisk (*); dit specifieke hotel is geconfigureerd met slechts een paar verplichte velden. Je hebt de optie om bepaalde velden volledig te verbergen of ze zichtbaar te houden zodat gasten ze naar eigen inzicht kunnen invullen.

Binnen de Hotelinstellingen vind je de 'Instellingen Gastgegevens '. De configuratie van de registratiekaart wordt gespiegeld in het Online Check-in formulier; dit zorgt ervoor dat beide documenten om dezelfde informatie vragen.

(Het dropdownmenu 'Nieuwe Boeking' is ontworpen om te bepalen welke velden verborgen of zichtbaar zijn en, belangrijker nog, welke velden verplicht zijn voor Noovy-gebruikers bij het aanmaken van een nieuwe reservering.)

Nu je bekend bent met de basis, is het tijd om dit in de praktijk te brengen. 🙂

Volg de onderstaande stappen om het Online Check-in formulier naar jouw wensen aan te passen:

Gastgegevens instellen:

Navigeer naar je hotelinstellingen via het Hoofdmenu > Hotel en klik op het 'oog'-icoon om deze te openen.

Kies Instellingen uit de opties en zoek de sectie Instellingen Gastgegevens :

Om het Online Check-in formulier te configureren, open je de dropdownmenu's voor de Registratiekaart velden:

Zichtbaar of Verberg: Deze instelling bepaalt of het veld zichtbaar is voor je gasten.
Verplicht alle gasten: Stelt het veld in als een verplichte vereiste voor elke gast in de boeking.
Verplicht hoofdgast, andere gasten tonen: Maakt het veld verplicht voor de hoofdgast, terwijl het voor anderen als een optioneel veld wordt getoond.
Verplicht hoofdgast, verborgen andere gasten: Vereist deze informatie alleen van de hoofdgast; het veld blijft verborgen voor alle andere gasten.
Toon hoofdgast, verborgen anderen: Toont het veld aan de hoofdgast als een optioneel item, maar verbergt het volledig voor andere gasten.

Betalen of Betaal Later

Standaard is de 'Betaal'-knop ingeschakeld.

De optie 'Betaal Later' wordt standaard getoond voor alle boekingen. Dit stelt gasten in staat om altijd de keuze te hebben hun reservering pas bij aankomst in de accommodatie te voldoen.

Het is mogelijk om de optie 'Betaal Later' uit te schakelen voor Non-Refundable (niet restitueerbare) boekingen. Deze configuratie wordt beheerd in een apart gedeelte van de Hotelinstellingen, namelijk het tabblad Registratieformulier:

Ga in de hotelinstellingen naar het tabblad Registratieformulier:

Scroll naar de onderkant van de pagina en zet de schakelaar bij 'Betaal Later' op Annuleringsbeleid.
Je kunt er ook voor kiezen om een creditcard-autorisatie te vereisen zodra een gast kiest voor 'Betaal Later', zodat alle boekingen volledig gegarandeerd zijn.
Om dit in te schakelen, zet je de schakelaar simpelweg op 'Creditcard autoriseren na Later Betalen'.

⚠️ Mislukte autorisatiepogingen controleren

Wanneer de optie Kaartautorisatie na Later Betalen is geselecteerd, zal het systeem automatisch de creditcard in de reservering autoriseren via de Payment Gateway om de reservering te waarborgen. Als je deze functie inschakelt, houd dan de mislukte autorisatiepogingen in de gaten.

Mocht een garantie mislukken, dan zal je contact opnemen met de gast om de betaling of een geldige autorisatie te regelen. Zonder een bevestigde garantie moet de boeking worden geannuleerd om het risico op omzetverlies te beperken. *Hoewel dit de standaardprocedure is voor de meeste hotels, kunnen de vereisten variëren afhankelijk van het individuele hotelbeleid.

Om mislukte autorisaties te filteren:

Navigeer naar Instellingen > Betalingsregels. Gebruik het filter in de rechterbovenhoek en vul de volgende criteria in:

Datumbereik (Selecteer de periode waarvoor je de mislukte autorisaties wilt bekijken)
Betaalmethode (Autorisatie)
Status (Mislukt)

Je kunt op het boekingsnummer klikken om direct actie te ondernemen. Hierdoor kun je de contactgegevens van de gast inzien.

Je kunt de gegevens ook exporteren naar Excel voor verdere verwerking.