Hoe annuleer ik een Proforma?

Waarom een proforma annuleren?

Er zijn verschillende situaties waarin je een proforma mogelijk moet annuleren, bijvoorbeeld:

• wanneer de reserveringsgegevens van een gast wijzigen (datums, kamertype, aantal personen)

• wanneer een no‑show moet worden verwerkt

• wanneer je een (gedeeltelijke) compensatie met de gast overeenkomt

• wanneer je de financiële opbouw van de boeking opnieuw wilt organiseren. Dit kan onder andere het volgende omvatten:

  • het aanpassen van kamertypen of verblijfsdatums

  • het verwijderen of toevoegen van extra’s

  • het corrigeren van invoer‑ of gebruikersfouten

  • het afstemmen van het folio op gewijzigde betalingsvoorwaarden met de gast of een OTA

Door de bestaande proforma te annuleren, voorkom je dat verouderde of onjuiste documenten in je Administratie-overzicht blijven staan. Zo sluiten je rapportages, openstaande saldo’s en communicatie richting de gast altijd aan op de actuele financiële situatie.

⚠️ Let op

Controleer vóórdat je een proforma annuleert altijd:

• Of de proforma nog niet is omgezet in een definitieve factuur.

  • Zodra een proforma is afgerond en er een factuur is aangemaakt, kun je die factuur niet meer wijzigen – aanpassingen doe je dan via een creditnota. 

    Meer uitleg vind je in het artikel: ‘Hoe crediteer ik een factuur?’

• Of je geen interne goedkeurings‑ of auditprocedures van je hotel overslaat.

Heb je gecontroleerd dat annuleren toegestaan en passend is? Volg dan de onderstaande stappen om de proforma op een gecontroleerde en traceerbare manier uit de Administratie‑sectie te verwijderen.