Overslaan naar inhoud
Nederlands
Ga naar www.noovy.com
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe kan ik Betalingsregels Instellen?

Met betalingsregels kan je Betalingen automatisch laten verlopen, kan je geautomatiseerde Autorisaties aanmaken of Betaling links versturen op een vaste datum en tijd . In dit artikel lees je hoe je jouw eigen regels instelt in het systeem.

 

Wat zijn betalingsregels?
Met de functie Betalingsregels kun je aangepaste regels maken voor jouw accommodatie. Hiermee bepaal je wanneer, wat en hoe betalingen (of autorisaties) automatisch worden gegenereerd via de Stripe Payment Gateway. Dankzij de diverse configuratieopties kun je regels instellen die exact aansluiten op jouw behoeften.
Logboek
Om alle betalingen die door deze regels zijn gegenereerd te bekijken en de status te bevestigen, kun je het relevante Logboek raadplegen. Door dit dagelijks te controleren, houd je grip op mislukte betalingen en behoud je de volledige controle over je reserveringsbeheer. Als een betaling mislukt, kun je direct contact opnemen met de gast voor een alternatieve methode of overgaan tot het annuleren van de boeking.

 

 

Waar stel je de Betalingsregels in?:
  • Ga in het Hoofdmenu naar Instellingen – Betalingsregels en blijf op het tabblad Regels:




Een nieuwe Betaalregel configureren:
    • Klik op + Nieuwe regel.
       

Regels kunnen op verschillende manieren worden geconfigureerd, sterk afhankelijk van je specifieke doelstellingen en het type boeking.

❇️Om te illustreren hoe je een specifieke regel instelt, nemen we het volgende boekings scenario als voorbeeld:

  • Bron: Een reservering komt binnen via een kanaal (bijv. Booking.com).

  • Voorwaarde: De boeking is niet-restitueerbaar en daarom vooruitbetaald (geconfigureerd in de instellingen van het betreffende Prijsplan).

  • Betaling: Het volledige reserveringsbedrag wordt twee dagen voor de aankomstdatum geïnd.

  • Methode: Een VCC (Virtual Credit Card) is van toepassing op deze transactie.

  • Belastingen: Alleen btw is inbegrepen in het totaalbedrag.

 

Tab 1: 'Wanneer'

 

  • Regelnaam:
    Een duidelijke, beschrijvende naam voor deze specifieke regel zou zijn:Kanaal - Niet terugbetaalbaar VCC (Let op: na opslaan kan deze naam niet meer worden aangepast)
  • Regeltype: 
    Selecteer het gewenste moment van belasten van de VCC voor de regel.




    ❇️In dit geval, volgens ons scenario, wil je de kaart belasten zodra deze actief wordt (*zie onderstaande opmerking). Het is daarom het beste om 'Aankomstdatum' te selecteren; de VCC is dan zeker actief en kan in de vroege uren van de aankomstdag worden belast.

    *Let op: Bij OTA-boekingen worden VCC's vaak pas kort voor aankomst geactiveerd. Als een gast maanden van tevoren boekt, is de kaart op de 'Boekingsdatum' waarschijnlijk nog inactief, wat leidt tot mislukte betalingen.

  • Regel verleggen:
    Hiermee bepaal je een nauwkeuriger tijdstip voor de afschrijving.

    • Geen verlegging - Het systeem verwerkt de betaling op de dag van aankomst.

       


      Toevoegen - Plan de betaling een specifiek aantal dagen of uren na de aankomstdatum.




      Aftrekken - Plan de betaling enkele dagen en/of uren vóór de aankomstdatum.



    ❇️In ons scenario kiezen we voor Geen verlegging. 

 

  • Klik op Volgende voor Tab 2:
     

 

Tab 2: 'Voorwaarden'

  • Voorwaarden:
    Zorg ervoor dat het systeem de juiste boekingen filtert en identificeert voor deze regel.
  • Pas specifieke criteria toe in elke voorwaarde, zodat de regel alleen reserveringen selecteert die strikt aan jouw eisen voldoen.


    ❇️ Volgens ons scenario zal het er zo uit zien:


     






  • Klik op Volgende voor Tab 3:

Tab 3 - 'Instellingen'

 

  • Bedragtype:
    Bepaal wat je wilt afschrijven en selecteer het specifieke bedragtype voor deze regel.


     ❇️In ons scenario kozen we voor een niet-terugbetaalbaar tarief, waardoor het Volledige Bedrag wordt belast (houd er rekening mee dat dit kan variëren afhankelijk van de geldende reserveringsvoorwaarden).

 

  • Belasting:
    Je kunt kiezen voor Sluit alle belastingen uit, Alles Inbegrepen, of handmatig selecteren welke belastingen moeten worden berekend. In de meeste gevallen is BTW (VAT) inbegrepen. Toeristenbelasting of stadsbelasting moet mogelijk ook worden meegenomen in het totaal.




    ❇️ Volgens het scenario kiezen wij voor BTW inbegrepen, dus handmatige belastingen BTW

  • Klik op Volgende om naar tab 4 te gaan.
Tab 4 - 'Bedrag Verleggen'

  • Bedrag Verleggen:
    Hier manipuleer je het bedrag die is vastgelegd in Stap 3 en verken extra opties indien nodig:
    • Geen: Selecteer dit als er geen verdere aanpassingen nodig zijn..
    • Toevoegen:  Gebruik dit om een vast bedrag (Absoluut) of percentage (Relatief) op te tellen bij het totaal van het bedrag in Stap 3 — handig voor het innen of autoriseren van een borg voor incidentele kosten.
    • Aftrekken:Gebruik dit om een vast bedrag (Absoluut) of percentage (Relatief) af te trekken van het gekozen bedragtype in Tab 3 (bijv. een korting van 10%).

    ❇️In het beschreven scenario wordt geen verlegging aangegeven

 

  • Actie:

    Selecteer welke transactie moet worden uitgevoerd: Betalen, Autoriseren of een Betaallink sturen.

    ❇️In ons scenario moet de VCC worden belast - we kiezen betaald.

     

 

  • Klik op Volgende om door te gaan naar tab 5 - de Betaler-opties.

 

Tab 5 - 'Selecteer Betaler'

 



  • Selecteer Betaler:
    Om ervoor te zorgen dat de juiste betaler op het document verschijnt dat na de transactie wordt gegenereerd, moet je het juiste Type Betaler selecteren. 
     








      ❇️ Volgens het scenario betreft het een VCC (de virtuele credit card van de OTA/Channel) en kiezen we als betaler Kanaal

     

    • Klik op Opslaan om je betaalregel definitief te maken en de geconfigureerde acties onmiddellijk te activeren.

     

     
    De regel wordt na opslaan aan de lijst met eventueel bestaande regels toegevoegd en is per direct actief.
    Onderstaande afbeelding is een voorbeeld ban reeds bestaande regels van een bepaald hotel: 

    🛠️ Probleemoplossing
    Als de Opslaan-knop inactief is (grijs), controleer dan alle velden. Je kunt de regel niet opslaan als er verplichte informatie ontbreekt.
    💡 Tip
    De mogelijkheden voor het maken van regels zijn uitgebreid. Dit scenario biedt een basis voor hoe ze werken. Mocht je hulp nodig hebben terwijl je vertrouwd raakt met de Payment Gateway Rules, aarzel dan niet om advies te vragen aan ons Support Team of rechtstreeks aan je Accountmanager.