Overslaan naar inhoud
Nederlands
Ga naar www.noovy.com
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe annuleer ik een boeking?

Hoewel we altijd graag nieuwe boekingen verwelkomen, zijn annuleringen een vast onderdeel van de hotelactiviteiten en kunnen ze om verschillende redenen voorkomen. Het annuleringsproces in uw PMS is snel en eenvoudig: volg simpelweg de stappen in dit artikel.

 

Boeking annuleren kan in drie omgevingen van het systeem :

1 - Via de Boekinglijst

2 - In de Boekingspagina - Reservering zelf

3 - Via Kamers (ook wel Room Rack/ Kamer Kalender genoemd)

 

 

1 - Annuleren via de Boekinglijst

 

  • Vanuit het hoofd menu kies Boekingen en gebruik het Filter om de boeking die je wenst te annuleren op te zoeken:

 

💡Tip:

Hoe je het snelst een boeking kan vinden lees je in het artikel: "Hoe vind je een boeking?"


  • Check welke annuleringsvoorwaarden er gelden:
    >Moet er nog betaald? 
    Of
    > Indien de reservering reeds is betaald, moet er (een deel) worden terugbetaald? 

  • Klik op de ‘more action button ‘ (3 puntjes achter de boeking) en kies Annuleer Boeking:



  • Indien er wordt gevraagd om een annuleringsreden klik op Kies annuleringsreden:


    Let op: deze stap is alleen vereist als uw hotel annuleringsredenen heeft ingeschakeld. Deze worden mogelijk niet voor alle klanten weergegeven.

💡Tip: 

Als je het gebruik van annuleringsredenen wilt inschakelen, raadpleeg dan het artikel "Hoe kan ik annuleringsredenen instellen?"

 

  • Klik Opslaan nadat je de annuleringsreden hebt gekozen:

  • Een pop up bericht onderaan je scherm laat zien of de annulering al dan niet succesvol is uitgevoerd:


  • Je kan de annuleringsbevestiging versturen door wederom op de 3 puntjes te klikken achter de boeking vanuit de boekinglijst en daar te kiezen voor Email Verzenden:

💡Tip:

Het artikel "Hoe verzend ik handmatig een bevestiging per email naar de gast?" laat zien hoe je een bevetsiging verstuurd, dit geldt ook voor annuleringsbevesigingen. 

 

 

2 - Annuleren via de Boekingspagina (de reservering zelf) 

  • In de boeking die je wilt annuleren ga je naar de Algemene details  en klik je op het pen icoontje (wijzigingsknop):



  • In het veld Status kies je Geannuleerd:

 

  • Ook in deze stap:
    Wanneer je word gevraagd een reden voor annulering op te geven, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je de optie die het beste van toepassing is:

 

  • Klik Opslaan nadat je de annuleringsreden hebt gekozen:

 

  • Een pop up bericht onderaan je scherm laat zien of de annulering al dan niet succesvol is uitgevoerd:

 

3 - Annuleren via Kamers - Kamer Kalender ofwel Room Rack:



  • In het hoofdmenu van het systeem kies Kamers:

 

☝️Opmerking:

Het annuleren van boekingen via de kamerkalender is het meest effectief voor reserveringen die in de nabije toekomst zijn gepland,standaard is de huidige periode ingesteld. Bovendien wil je de huidige datum en de komende dagen zichtbaar houden, zodat je efficiënt in- en uit kan checken.

Als je boekingen verder in de toekomst wilt vinden, kan je de periode aanpassen maar voor grotere datumbereiken adviseren wij om te kiezen voor optie 1 - Annuleren via de Boekingslijst.

 

  • Klik eenmaal op de boeking die u wilt annuleren. Er verschijnt een pop-upscherm waarin je op het oogpictogram/de wijzigingsknop klikt:


  • Verander de status van de boeking door op Geannuleerd te klikken:

 

  • Ook in deze stap:
    Wanneer je word gevraagd een reden voor annulering op te geven, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je de optie die het beste van toepassing is:

 

  • Klik Opslaan nadat je de annuleringsreden hebt gekozen:

 

  • Een pop up bericht onderaan je scherm laat zien of de annulering al dan niet succesvol is uitgevoerd:




💡Tip:


Om te controleren of geannuleerde boekingen zijn afgehandeld in volgens de  geldende annuleringsvoorwaarden, raden we aan een rapport te downloaden van alle annuleringen voor de door jou gekozen periode. Zo kun je het annuleringsbeleid van elke boeking bekijken en bevestigen dat eventuele betalingen of terugbetalingen correct zijn toegepast.

Kies in het Filter van de Boekingslijst de datumbalk en selecteer de gewenste periode waarvan je eventuele annuleringen wenst te zien:

👉Voor het beste resultaat kun je dit het beste dagelijks doen: bekijk de geannuleerde boekingen van die dag (in de datumbalk zijn de begin- en einddatum identiek) en neem de nodige maatregelen om eventuele vereiste betalingen of terugbetalingen te verwerken.