Zodra je een proforma afrondt, wordt deze omgezet in een factuur. Facturen mogen wettelijk niet meer aangepast worden. Daarom moet je de bestaande facturen crediteren en vervolgens een nieuwe proforma aanmaken om een nieuwe factuur te genereren.
Stap 1: Crediteer de facturen die je wilt combineren
(Let op: je hoeft de betaling niet terug te storten)
-
Klik op de drie puntjes naast de factuur.
-
Kies "Creditfactuur".
-
In de pop-up die verschijnt, bevestig je dat je de factuur wilt crediteren door op "Opslaan" te klikken.
Herhaal dit voor alle facturen die je wilt combineren.
Stap 2: Maak een nieuwe verkooporder aan met “Nieuwe Document+”
- Klik op ''Zie Billings''
-
Klik op "Nieuw document+".
-
Selecteer de ontvanger die je op de nieuwe factuur wilt tonen:
-
"Zakelijk": gebruik dit om het bedrijfsadres op de factuur te tonen. Hiervoor moet er een bedrijf gekoppeld zijn aan de reservering.
-
"Gast": selecteer een gast die aan de reservering is gekoppeld.
-
Als er nog geen bedrijf is gekoppeld, kun je dit nog doen zolang de verkooporder nog niet is afgerond.
-
Kies een betaalmethode die geen wijzigingen aanbrengt in de verkooporder.
Alle producten van de gecrediteerde facturen worden automatisch toegevoegd en gemarkeerd voor de nieuwe verkooporder.
-
Klik op "Maak een nieuwe proforma" om de verkooporder aan te maken.
Je kunt producten deselecteren of extra producten toevoegen. Houd bij wijzigingen altijd rekening met het saldo. Je kunt anders te maken krijgen met een te veel of te weinig betaalde factuur.
Stap 3: Verplaats de eerdere betalingen naar de nieuwe verkooporder
-
Ga naar de betaling in de oorspronkelijke, gecrediteerde factuur.
-
Klik op de drie puntjes naast de betaling en kies "Verplaats SO - Factuur".
-
In de pop-up selecteer je de nieuwe proforma die je zojuist hebt aangemaakt en klik op "Opslaan".
De betaling wordt nu gekoppeld aan de nieuwe verkooporder.
Het saldo zou nu op nul moeten staan, zolang je niets hebt gewijzigd aan de productlijst.
Stap 4: Finaliseer de verkooporder
Na het controleren van de nieuwe verkooporder, kun je deze omzetten in een factuur:
-
Controleer het factuuradres
-
Controleer de productlijst
-
Controleer of de betalingen gekoppeld zijn en het saldo nul is
Klik vervolgens op de drie puntjes naast de verkooporder en kies "Afronden".
Let op: Controleer altijd zorgvuldig de verkooporder vóór je deze afrondt. Zodra deze is omgezet in een factuur, zijn wijzigingen niet meer mogelijk.