Facturen zijn definitief en kunnen niet worden gewijzigd. Daarom moeten facturen eerst worden gecrediteerd en handmatig nieuwe worden aangemaakt. Het combineren van facturen wordt beschouwd als een wijziging. Dit artikel laat zien hoe.
Proforma's die definitief zijn, worden facturen. Om juridische redenen mogen facturen niet worden gewijzigd. Het systeem staat daarom geen wijzigingen in dergelijke documenten toe.
Meerdere proforma's die nog niet definitief zijn, kunnen wel worden gecombineerd om één proforma te maken.
Als u echter meerdere facturen (definitieve proforma's) in de reservering wilt combineren dan kan dat niet, en moeten de betreffende facturen eerst worden gecrediteerd om handmatig één totaalfactuur te kunnen maken.
Hier volgen de stappen om bestaande facturen te verwijderen en te combineren tot één factuur:
- In de onderstaande schermafbeelding staan 2 facturen:
- Klik op de drie puntjes (knop 'Meer actie') achter elk factuur om ze te crediteren:
- Het systeem vraagt u om op Opslaan of Annuleren te klikken om uw actie nogmaals te controleren. Klik op Opslaan om door te gaan met het crediteren van de factuur:
- Er verschijnt een pop-up waarin wordt weergegeven of creditfactuur is aangemaakt:
- Zodra een van de twee facturen als gecrediteerd wordt weergegeven, kunt u doorgaan met het crediteren van de anderen:
- Wanneer de facturen al betaald zijn, zullen de credits logischerwijs resulteren in een te veel betaald saldo:
- Het pijltje voor de factuur geeft aan of er een betaling is en hoeveel betalingen er per factuur zijn (bedrag tussen haakjes):
Nadat de nieuwe factuur is aangemaakt, moet dit saldo weer op '0' staan.
- Ga naar 'Zie Billings' om een nieuwe, gecombineerde factuur te maken:
- Klik in het volgende pop-upscherm op 'Nieuwe facturering':
- U kunt ervoor kiezen om direct Factuur te selecteren in het veld ( Document) Type, maar het is aan te raden om eerst een proforma te maken, zodat u zeker weet dat de gegevens correct zijn en deze later kunt afronden wanneer alles klopt:
- Zodra alle velden zijn ingevuld (zie ook het artikel 'Een proforma aanmaken' voor meer informatie), selecteert u alle items die op de nieuwe factuur moeten staan (dezelfde items als op de eerder gecrediteerde facturen) en klikt u op 'Nieuwe proforma aanmaken':
- Er wordt een nieuwe proforma aangemaakt, met als resultaat weer een saldo van '0':
- Let op, de betalingen zijn nog steeds gekoppeld aan de oude facturen. U kunt ze allemaal naar de nieuwe factuur verplaatsen door op het pijltje voor de oude facturen te klikken. Hierdoor wordt de betaling weergegeven:
- Door te klikken op de drie puntjes achter de betaling kunt u 'Verplaats SO/Factuur' selecteren om de betaling aan de nieuwe factuur te koppelen:
- Het systeem zal u vragen om de juiste proforma/factuur te selecteren en de betaling daaraan te koppelen. In dit geval is het enige actieve document de proforma en daarom gemakkelijk te onderscheiden en te selecteren (nog een goede reden om eerst een Proforma aan te maken in plaats van Factuur te kiezen):
- Doe dit voor alle betalingen die nog aan de oude facturen zijn gekoppeld en u zult zien dat de betalingen zullen zijn gekoppeld aan de nieuwe actieve Proforma:
- Controleer de nieuwe proforma nogmaals op de juiste posten, de juiste betaler- en adresgegevens en de juiste bijgevoegde betalingen. Als alles klopt, kunt u de proforma afronden:
- Het resultaat is een schone gecombineerde factuur met alle items en alle betalingen bijgevoegd. Open de factuur door te klikken op het oog-symbool erachter:
- Bekijk, print of verstuur de factuur per e-mail:
💡Tip: Zorg ervoor dat je de tijd neemt en gefocust bent bij het maken/annuleren en crediteren van documenten. Als dit verkeerd wordt gedaan, kunnen er fouten ontstaan die niet gemakkelijk te herstellen zijn. Neem bij twijfel tijdens het proces altijd contact op met Noovy Support voordat de financiële documenten moeilijk te wijzigen zijn.