Overslaan naar inhoud
Nederlands
Ga naar www.noovy.com
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe maak ik een nieuwe groepsboeking?

Wanneer er een boeking met meerdere kamers (meestal >8 kamers) moet worden gemaakt, is het raadzaam een ​​groepsboeking aan te maken. Dit artikel legt uit hoe.

 

Om een ​​groepsboeking te maken, selecteer je Nieuwe boeking en gebruik je de schakelaar in het pop-upvenster om over te schakelen naar Nieuwe Groepsboeking:




 

Hieronder worden de 4 stappen beschreven die je moet nemen om een ​​boeking aan te maken:

Stap 1

Boekingscriteria definiëren

Selecteer kamertypes - Kies het gewenste kamertype voor uw groep:



Als er meerdere kamertypes van toepassing zijn, maak dan een nieuw kamertype aan door te klikken op + Extra Kamer Toevoegen:


Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er gasten binnen de groep zijn die een eenpersoonskamer nodig hebben:
 

 

☝️Let op:

Als je meer kamers selecteert dan er beschikbaar zijn, wordt dit aangegeven in stap 2 van het boekingsproces. Kamers die de beschikbaarheid overschrijden, worden gemarkeerd met een rode rand:

In dit voorbeeld zijn er 6 kamers geselecteerd, terwijl er maar 2 beschikbaar waren:


Als je ziet dat de geselecteerde kamers niet beschikbaar zijn, ga dan terug naar stap 1 en pas het aantal gewenste kamers aan.



  • Geef voor elk kamertype het aantal kamers en gasten op - Voer het aantal gewenste kamers en het aantal gasten (volwassenen en kinderen) voor elk kamertype in:




  • Selecteer nationaliteit groep - Kies de nationaliteit van de groep voor elk kamertype (*de nationaliteit van de individuele gast kan later in stap 3 van het boekingsproces worden bepaald):




  • Reserveringsdata definiëren -  Selecteer de aankomst- en vertrekdata:

📝Opmerking:

Het is mogelijk om verschillende verblijfsdata per kamertype binnen één groepsboeking te hebben.

Of: Als je hetzelfde kamertype voor verschillende verblijfsperiodes nodig hebt, klik je opnieuw op 'Kamer toevoegen', selecteer je hetzelfde kamertype en wijs je een andere verblijfsdatum toe.

Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke groep waar medewerkers doordeweeks verblijven en de totale reservering zich over meerdere maanden uitstrekt, zoals een contract van zes maanden. Deze functie is vooral handig wanneer er een bedrijfsovereenkomst is en de verblijfsdata van tevoren zijn gepland.

 

 

Stap 2

Tarieven en extra's bepalen



  • Klik op Tarieven Ophalen om naar stap 2 van het boekingsproces te gaan:


 

 

  • Selecteer tariefplan - Per kamer kies  je het juiste tariefplan:





☝️Let op:

Als maaltijdplannen zijn gekoppeld aan het geselecteerde tariefplan (zoals geconfigureerd in uw tariefplaninstellingen*), weerspiegelt het weergegeven bedrag het totale verblijf inclusief ontbijt.

Maar: als u de tarieven per dag wilt aanpassen, worden de dagtarieven weergegeven exclusief ontbijt, zoals dit in de tariefkalender het geval is.

Ter illustratie: de afbeelding toont een scenario met een tweepersoonskamer geselecteerd onder een tariefplan met een maaltijdplan. Het weergegeven totaalbedrag is € 450 (inclusief ontbijt), terwijl het dagbedrag € 420 voor het tarief voor alleen logies weergeeft:

Houd hier rekening mee bij het wijzigen van de dagtarieven.

*Tariefplaninstellingen:

 

  • Elke kamer/reservering kan, indien gewenst, een eigen tariefplan hebben:







  • Tarieven bijwerken (indien gewenst)

    - Werk de tarieven per kamer per dag bij als er verschillende tarieven van toepassing zijn of zijn onderhandeld door te klikken op het pen-icoontje/de wijzigingsknop achter elke kamer:





  • Wijzig de prijzen eenvoudig handmatig per kamer:

 

 

 

Gebruik de Bulk Update om in bulk wijzigingen aan te brengen (meerdere kamers in één keer of verschillende tariefplannen tegelijk):

 

Als je op Bulk Update klikt, verschijnt er een pop-upscherm waarin u de tarieven en/of tariefplannen voor meerdere boekingen kunt filteren en wijzigen:

  1. Datumbereik - Om te filteren op specifieke data > Selecteer de periode binnen de groepsboeking waarin de reserveringen plaatsvinden.
  2. Weekdagen - Als je bepaalde weekdagen wilt uitsluiten, kan je deze uitschakelen door erop te klikken (de weekdagen waarop je klikt, worden wit).
  3. Prijs vanaf - Filter op het specifieke prijsbereik dat je wilt aanpassen.
  4. Kamertype - Selecteer de kamertypen die je wilt bijwerken op basis van de gekozen periode en prijsklasse.
  5. Tariefplan - Kies het tariefplan van de reserveringen binnen de groepsboeking die u wilt aanpassen.
  6. Tarief bijwerken - Selecteer Relatief om de tarieven met een percentage aan te passen, of Vast bedrag om een ​​specifiek bedrag in te stellen.
  7. Tariefplan bijwerken - Kies om het tariefplan van de reserveringen te wijzigen op basis van de gekozen criteria.

 

 

 

  • Voeg extra's toe (indien van toepassing) - Selecteer eventuele extra services of voorzieningen (bijv. ontbijt - indien niet inbegrepen in het tariefplan -, parkeren, fietsverhuur etc.):




 

Stap 3

Groeps- en boekergegevens invoeren

  • Groepsnaam - Voer een naam in voor de groepsboeking:

 

  • Gastinformatie - Voer per kamer de namen, ID, leeftijd, titel en nationaliteit van de gast in:

📝Note

You do not need to complete this step right away. If the booker has not yet provided a rooming list, you can still secure the rooms by creating the group booking now and adding guest details as they become available.

 

  • Company Details: Enter the company details:
    • Remarks (Optional): Add a remark to the group booking or to the individual reservations within the group:

 

  • Wanneer alle gegevens zijn ingevuld, klikt u op Aanvragen:

 

 

 

Stap 4

Controleren en bevestigen

 

 

Controleer de boekingssamenvatting - Controleer alle boekingsgegevens, inclusief kamertypes, tarieven, extra's, bedrijfsinformatie en het totale saldo voordat je bevestigt:



 

 

  • Bevestigingsmail verzenden - Kies of je automatisch een bevestigingsmail naar de groep wilt sturen. Als je dit niet wilt, vink dan het vakje Melding (bevestiging) verzenden:

 

De laatste stap is het opslaan, ofwel bevestigen van de boeking of het maken van een offerteboeking:




  • Kies Bevestigen of Offerte:
     
  • Bevestigen of offerte:

    Bevestigen: Rond de boeking af en ga verder met de reservering.

    Offerte: Een pop-up vraagt ​​u om de releasedatum en -tijd in te stellen. Dit bepaalt wanneer de boeking automatisch wordt geannuleerd als deze niet is bevestigd. Bepaal de datum en het tijdstip waarop de offerte vervalt: