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So änderst du die Zuordnung einer Buchung

Es kann vorkommen, dass du die Zuordnung einer Buchung zu einem anderen Zimmer als ursprünglich vorgesehen ändern musst. Folge dafür einfach den untenstehenden Schritten.

 

Wenn eine Buchung automatisch oder manuell einem Zimmer zugeordnet wurde und du sie in ein anderes Zimmer derselben Zimmerkategorie verschieben möchtest, gibt es einen wichtigen Unterschied zu beachten: Befindet sich die Buchung noch im Status Bevorstehend oder Anreisen, oder wurde der Gast bereits eingecheckt?
Das ist wichtig, weil sich der Ablauf für die Zuordnung je nach Buchungsstatus unterscheiden kann. Eine Buchung im Status Anreisen lässt sich in der Regel noch einfacher anpassen, bevor der Gast das Zimmer betreten hat. Bei einer bereits eingecheckten Buchung ist mehr Sorgfalt erforderlich, damit der Zimmerwechsel korrekt erfasst wird und alle zugehörigen Angaben richtig bleiben.
Bevor du Änderungen vornimmst, prüfe daher immer zuerst den aktuellen Buchungsstatus, damit du die richtigen Schritte befolgst.
Eine Zuordnung ist nicht dasselbe wie ein Zimmerwechsel. Bei einem Zimmerwechsel wird die Buchung in eine andere Zimmerkategorie verschoben. In diesem Artikel erfährst du mehr über diese Option.

 

Zuordnung einer Buchung mit Stand Bevorstehend oder Anreisen

  • Öffne auf der Buchungsseite im Zimmerbereich der Buchung die Option Neu Zuordnen:

    Auch im Buchungs-Pop-up findest du diese Option im Zimmerbereich, auch wenn sie dort etwas anders aussieht:

  • Das System zeigt dir die verfügbaren Zimmer zur Auswahl an, entweder mit dem Status Schmutzig oder Sauber:

  • Wähle einfach eine andere Zimmernummer aus, und die Zuordnung wird in wenigen Sekunden angepasst:

    *Falls keine Zimmer verfügbar sind, kannst du prüfen, ob die Zuordnung einer anderen Buchung aufgehoben werden kann, damit du dieses Zimmer stattdessen auswählen kannst. Die Buchung, von der du das Zimmer entfernt hast, kannst du anschließend dem Zimmer zuordnen, das du gerade freigemacht hast.

Nachdem die Zuordnung geändert wurde, wird der Housekeeping-Status des ursprünglichen Zimmers automatisch auf Schmutzig gesetzt, wenn es zuvor als Sauber markiert war. Wenn du sicher bist, dass der Gast das Zimmer noch nicht betreten hat, zum Beispiel weil der Zimmerwechsel während des Check-ins oder bereits mehrere Tage vor der Anreise erfolgt ist, kannst du den Status wieder auf Sauber setzen. In diesem Artikel erfährst du, wie das funktioniert.

 

 

Zuordnung einer Buchung mit Stand Im Haus

Wenn eine Reservierung bereits eingecheckt wurde, ganz gleich, ob der Gast erst seit wenigen Minuten oder schon seit mehreren Tagen im Zimmer ist, kann es trotzdem notwendig sein, die Zuordnung zu ändern. Der Grund dafür kann ein Fehler, ein Wunsch des Gastes oder ein technisches Problem im Zimmer sein.

Szenario 1 – Zuordnung am Tag der Anreise

Die Schritte sind dieselben wie oben beschrieben. Bitte beachte jedoch, dass die Buchung anschließend erneut eingecheckt werden muss.

 

Szenario 2 – Zuordnung nach dem Tag der Anreise

Der Gast hat bereits mindestens eine Nacht im Zimmer verbracht. In diesem Fall wird die Reservierung in zwei Teile aufgeteilt: den ursprünglichen Aufenthalt im Zimmer und den Aufenthalt im neu zugeordneten Zimmer. Die zugehörigen Finanzdokumente werden entsprechend ebenfalls aufgeteilt.

Nimm die Zuordnung wie oben beschrieben vor. Anschließend erscheint ein Pop-up mit der Frage, ob du die Buchung aufteilen möchtest:

  • Wenn du Abbrechen wählst, wird die Zuordnung nicht geändert und es wird keine Aktion ausgeführt.

  • Wenn du JA wählst, kannst du die gewünschte Zimmernummer auswählen und auf Zimmer neu zuordnen klicken. Die Änderung wird dann innerhalb weniger Sekunden übernommen:

  • Die Reservierung wird aufgeteilt:

  • Das ursprüngliche Zimmer hat jetzt den Stand Abgereist:
  • ⚠️Das neu zugeordnete Zimmer hat jetzt den Stand Anreisen und muss eingecheckt werden!

Der Housekeeping-Status des ursprünglichen Zimmers wird automatisch auf Schmutzig gesetzt und sollte auch so bleiben, bis Housekeeping das Zimmer kontrolliert und gereinigt hat, da der Gast bereits darin übernachtet und es genutzt hat.