Hoe wijs ik een Andere Kamer toe aan een Boeking?

Wanneer een boeking al is toegewezen, automatisch of handmatig, en je deze wilt verplaatsen naar een andere kamer binnen dezelfde kamercategorie, is er één belangrijk onderscheid om rekening mee te houden: staat de boeking nog op Toekomst of Aankomst, of is de gast al ingecheckt?

Dit is belangrijk omdat het proces voor herallocatie kan verschillen afhankelijk van de status van de boeking. Een boeking met de status Arrival kan meestal eenvoudiger worden aangepast voordat de gast de kamer heeft betrokken, terwijl bij een ingecheckte boeking extra aandacht nodig is om ervoor te zorgen dat de kamerwissel correct wordt verwerkt en alle gekoppelde gegevens kloppen.

Controleer daarom altijd eerst de huidige boekingsstatus voordat je wijzigingen doorvoert, zodat je het juiste proces volgt.

Toewijzing veranderen is iets anders dan Kamer Wijzigen. Bij Kamer Wijzigen wordt de boeking verplaatst naar een andere kamercategorie. Lees dit artikel als je meer wilt weten over die optie.

Wijzigen van kamer voor een boeking met de status Toekomst of Aankomst

Ga op de boekingspagina van de boeking waarvan je de toewijzing wilt veranderen naar het kamergedeelte en klik op Toewijzing Veranderen:

In de Booking pop-up vind je deze optie ook in het kamergedeelte, al ziet die er iets anders uit:
Het systeem toont de beschikbare kamers waaruit je kunt kiezen, zowel met de status Vies als Schoon:
Selecteer eenvoudig een ander kamernummer en de toewijzing wordt binnen enkele seconden aangepast:

*Als er geen kamers beschikbaar zijn, kun je controleren of de toewijzing van een andere boeking kan worden veranderd, zodat je die kamer alsnog kunt selecteren. De boeking waarvan je de kamer hebt weggehaald, kan daarna worden toegewezen aan de kamer die je net hebt vrijgemaakt.

Nadat de toewijzing van de boeking is veranderd, krijgt de oorspronkelijke kamer automatisch de Housekeeping-status Vies als deze daarvoor op Schoon stond. Als je zeker weet dat de gast de kamer niet heeft betreden, bijvoorbeeld omdat de kamerwissel tijdens het inchecken of al enkele dagen voor aankomst is gedaan, kun je de status weer terugzetten naar Schoon. Lees in dit artikel hoe je dat doet.

Toewijzing veranderen voor een boeking met de status In Huis

Wanneer een reservering al is ingecheckt, of de gast nu pas één minuut in de kamer is geweest of er al meerdere dagen verblijft, kan het nog steeds nodig zijn om de toewijzing te veranderen. Dit kan bijvoorbeeld komen door een fout, een verzoek van de gast of technische problemen in de kamer.

Scenario 1 - Toewijzing veranderen op de dag van aankomst:

De stappen zijn hetzelfde als hierboven beschreven, maar houd er rekening mee dat de boeking opnieuw moet worden ingecheckt.

Scenario 2 - Toewijzing veranderen na de aankomstdag

De gast heeft al minstens één nacht in de kamer verbleven. In dat geval wordt de reservering opgesplitst in twee delen: het oorspronkelijke kamerverblijf en het nieuwe kamerverblijf na het veranderen van de toewijzing. De bijbehorende financiële documenten worden ook overeenkomstig opgesplitst.

Verander de toewijzing zoals hierboven beschreven. Daarna verschijnt er een pop-upmelding met de vraag of je de boeking wilt opsplitsen.

Als je Annuleren kiest, wordt het veranderen van de toewijzing geannuleerd en wordt er geen actie uitgevoerd.
Als je Ja kiest, kun je het gewenste kamernummer selecteren. Klik daarna op Toewijzing Veranderen en de wijziging wordt binnen enkele seconden doorgevoerd:
De reservering wordt opgesplitst:
De oorspronkelijke kamer krijgt nu de staat Verbleven:
⚠️De nieuw toegewezen kamer krijgt nu de status Aankomst en moet nog worden ingecheckt!

De Housekeeping-status van de oorspronkelijke kamer wordt automatisch op Vies gezet en moet zo blijven totdat Housekeeping de kamer heeft gecontroleerd en schoongemaakt, aangezien de gast er al heeft verbleven en gebruik van heeft gemaakt.