De Boekingspagina Uitgelegd.

DE BOEKINGSPAGINA UITGELEGD IN SECTIES

• Boekingsnummer
  
  Het unieke boekingsnummer van het systeem, dat je kunt kopiëren en plakken waar nodig in het systeem om deze specifieke boeking te vinden of ernaar te verwijzen.
• Datum en tijd van aanmaak
  Zie  in een oogopslag wanneer de reservering in het systeem is geplaatst. Voeg tags toe door op het kruisje te klikken.
  
  💡Tip: Bekijk ons ​​artikel 'Hoe maak ik labels aan en hoe gebruik ik deze?'

• Taken
  Wijs taken toe aan individuele gebruikers of gebruikersgroepen die aan deze boeking zijn toegewezen.
  
  💡Tip:
  Bekijk de artikelen:'Hoe werken Taken?' & 'Hoe maak je een taak aan??'
  
  
• Meer 
  Meerdere acties om uit te kiezen:
  
  
  • Bestand toevoegen 
    Vooral praktisch om een ​​document toe te voegen dat voor de gast kan worden afgedrukt, of om tickets af te drukken die de gast naar uw e-mailadres heeft doorgestuurd, enz.
    
    
    
  • E-Mail verzenden
    Verstuur een bevestiging of een ander e-mailsjabloon die in de E-mails Functie van het systeem zijn aangemaakt.
    
    
    💡 Tip:  Bekijk het artikel 'Hoe verzend ik handmatig een bevestiging per email naar de gast?' 
    
    
    
  • Geschiedenis (versie 1.0, welke eerdaags zal worden verwijderd)
    Controleer de boekingsactiviteit om de volledige tijdlijn van alle boekingsacties en updates in te zien:
    
  • Geschiedenis v2.0
    Hernieuwde versie van Geschiedenis:
    
  • Bewerk Tags/ Labels
    Labels toevoegen, verwijderen of wijzigen op boekings- en/of gastniveau:
    
    
    💡Tip: 
    Bekijk ons ​​artikel Hoe maak ik Labels aan en hoe gebruik ik deze?
  
   
  • Boeking kopieren
    Een exacte kopie van de huidige boeking wordt gemaakt, zodat je snel en efficiënt kunt doorgaan.
  • Registratieformulier
    Open het registratieformulier om af te drukken, te bewerken of toegang te krijgen tot de online incheckservice:
    
    
    💡Tip: 
    Bekijk ons ​​artikel 'De Online Check-In Functie'
    
  • Korte naam van accomodatie
    lndien er meerdere hotels onder het PMS account bestaan, wordt hier weergegeven in welke accommodatie je momenteel werkt.

• Kanaal
  Zie direct waar de boeking vandaan komt, of deze via een online reisagent (OTA) is ontvangen of handmatig is ingevoerd door een systeemgebruiker.
• Referentie 
  Dit veld is alleen relevant wanneer de boeking via een online reisagent (OTA) in het systeem is geïmporteerd. Het toont de boekings-ID die door de OTA is toegewezen.
• Boeker
  De naam van de boeker (de persoon die de reservering heeft gemaakt, die mogelijk een andere is dan de gast die in de accommodatie verblijft.)
  
   Voeg een creditcard toe indien verstrekt door de boeker door op het kaartpictogram te klikken.
   Bewerk de naam van de boeker door op het penpictogram te klikken.
• Status
  Bevestigd, Geannuleerd, Gedeeltelijk bevestigd, Op aanvraag of Offerte.
• Marktsegment
  Categorisering van boekingen - zoals Walk-Ins, telefonische of e-mailreserveringen en speciale aanbiedingen.
• Annuleringsvoorwaarden
  Controleer welk annuleringsbeleid van toepassing is op de boeking. Het informatiepictogram biedt gedetailleerde inzichten - klik erop om uitgebreide informatie over het toepasselijke annuleringsbeleid te bekijken. 
• Bewerken
  Als je op het pen-icoontje klikt, kun je de informatie in het gedeelte Algemene gegevens bewerken.

1. Kamer
   Als er een kamernummer wordt weergegeven, geeft dit de toegewezen kamer voor de boeking aan. als er geen kamernummer wordt weergegeven moet je er een toewijzen.
2. Kamer Toevoegen  
   Klik om een ​​kamer aan de boeking toe te voegen.
3. Kamer vergrendelen/Do Not Move
   Klik als je de reservering wilt instellen op Do Not Move en de toegwezen kamer wenst te vergrendelen . Je kunt pas opnieuw toewijzen nadat de kamer is ontgrendeld.
   
   💡Tip: Bekijk het artikel: Hoe kan ik een reservering instellen op status Vergrendeld (Do Not Move)?
4. Kamertype
   Het Kamertype dat van toepassing is.
5. Kamer wijzigen
   Om het kamertype te wijzigen wanneer gewenst/nodig.
   
   💡Tip: Bekijk het artikel: 'Hoe wijzig ik het kamertype in een reservering?'
6. Toewijzen / Verander Toewijzing
   Als een kamer is toegewezen aan de boeking, kan je met deze knop opnieuw toewijzen omhet kamernummer te wijzigen . Als de boeking nog niet is toegewezen, kan je met deze knop het een kamer toewijzen:
7. Gastnaam
   N.B.: Wanneer er een inofrmatie icoon staat, dan geeft dit aan dat het gastprofiel incompleet is:
   * Meerdere gastnamen zijn mogelijk.
8. Staat
   Aankomst, Vertrek, Toekomst, In Huis, No Show, Verbleven.
9. Maaltijden
   Als ontbijt is inbegrepen, wordt BB weergegeven. Zo niet, dan staat er N.v.t. (niet van toepassing). Je kunt ontbijt toevoegen door op het pen-icoontje/bewerken te klikken.
10. Nachten
    Het aantal toepasselijke reserveringsnachten.
11.  Aankomstdatum
    Bewerkbaar door op het pen-icoontje/ bewerken te klikken.
12. Vertrekdatum
    Bewerkbaar door op het pen-icoontje/bewerken te klikken.
13. Meer
    Diverse wijzigingen mogelijk:
    
    

Check In & Check Out

• De knop Check in verschijnt alleen op de dag van aankomst of, als de boeking is gemarkeerd als No Show, op de volgende dag en alleen als de kamer is toegewezen en schoon is.
  
  
• De knop Check Out veschijnt alleen op de dag van vertrek.
  
  
  

💡Tip: Bekijk de artikelen:

👉 'Hoe verander ik de housekeeping status van een kamer (vies / schoon)?'

👉'Hoe kan ik een kamer toewijzen aan een reservering?'

1. Balans
   Bekijk het openstaande saldo van de boeking
2. Type
   Proforma, Factuur, Credit, Betaling en Terugbetaling
3. Aan
   Betaler van het document
4. Kamer
   De kamer welke aan het document is gekoppeld
5. Bedrag
   Documentbedrag.
6. Balans
   Openstaand saldo/nog te betalen bedrag.
7. Extra toevoegen
   Voeg extra kosten toe aan de kamer, zoals items.
   
   💡Tip: 
   Bekijk het artikel 'Hoe voeg ik handmatig extra's toe aan een boeking?'
8. Betalen
   De rekening vereffenen, verschillende opties.
   
   💡Tip: Bekijk het artikel 
   'Hoe kan je betalingen innen en facturen versturen?'
9. Documenten 
   Proforma-Faktuur etc.
10. Afdrukken
    Document afdrukken.
11. Bekijken
    Bekijk de details van het document.
12. Meer acties   
    Selecteer uit meerdere opties voor de documenten :
    
    Proforma Opties:
    
    
     
    Wijzig betaler 
    Kies een nieuwe (beschikbare) betaler uit gasten, OTA (Online Travel Agent) of bedrijf.
    Afronden
    Rond de Proforma af om een ​​Factuur te genereren.
    Toeristenbelasting afsplitsen
    Hiermee wordt de toeristenbelasting/stadsbelasting gescheiden van de proforma, in het geval deze door een andere betaler wordt betaald.
    Kamers splitsen
    In geval van boekingen met meerdere kamers, kan je voor elke kamer aparte proforma's  aanmaken met verschillende betalers.
    Artikelen splitsen
    In geval van boekingen met meerdere artikelen (extra's) , kan je aparte proforma's aanmaken met verschillende betalers.
    Personen splitsen 
    In geval van boekingen waar elke gast een gelijk deel betaald kan je aparte proforma's aanmaken met verschillende betalers.
    Labels bewerken
    Voeg een label toe aan de proforma om te categoriseren.
    Annuleren
    Verwijder de proforma uit de documentenlijst. Dit resulteert in een lager saldo (!) . 
    
    
    Factuur Opties:
    
    
    Wijzig betaler
    Kies een nieuwe (beschikbare) betaler uit gasten, OTA (Online Travel Agent) of bedrijf.
    Labels bewerken
    Voeg een label toe aan de factuur om te categoriseren.
    Creditfactuur
    Een creditfactuur verlaagt het verschuldigde saldo (1) en dient er wellicht een nieuwe Factuur aangemaakt te worden.
    
    
    Betaling Opties: 
    
    
    
    Wijzig betaler
    Kies een nieuwe (beschikbare) betaler uit gasten, OTA (Online Travel Agent) of bedrijf.
    Koppel aan Proforma/Factuur 
    Kies aan welke proforma of factuur de betaling moet worden gekoppeld.
    Wijzig betaalmethode 
    Alleen van toepassing op Eenvoudige Post-betalingen waarvoor de betalingsgateway niet vereist is (en dus geen interface hebben met het betaalplatform Stripe). Eenvoudige Post-betalingen zijn contant, bankoverschrijving en op rekening.
    
    💡Tip: Bekijk het artikel 
    'Wat is het verschil tussen Eenvoudige Post en Betalingsgateway?'
    
    Terugbetaling
    Maak een terugbetaling.
    
    💡Tip: Bekijk het artikel 
    'Hoe voer ik een terugbetaling uit?'
    
    Bewerk label
    Voorzie het betaaldocument van een Label, bewerk of verwijder deze.
13. Zie Extra's
    Bekijk de extra's welke reeds zijn geboekt
14. Bekijk Documenten
    Bekijk de proforma, faktuur etc. in detail
    
    

• Notities zijn alleen zichtbaar voor systeemgebruikers en zorgen voor meer duidelijkheid, betere interne communicatie en dus meer gasttevredenheid.
  
  💡Tip: Bekijk het artikel 'Hoe gebruik je Notities in boekingen?'

• Opmerkingen vanuit de OTA zijn zichtbaar in de boeking. Het is mogelijk om deze opmerkingen te bewerken, maar dit wordt doorgaans afgeraden.

• Voeg indien gewenst een bedrijf toe aan de boeking.
  
  💡Tip: Bekijk het artikel 'Bedrijfsprofielen aanmaken en beheren'